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tu tiempo de la manera correcta puede hacer maravillas en tu trabajo: podrás terminar todo a tiempo, controlar tu carga de trabajo, seguir siendo productivo, y todo eso sin apresurarte ni sentirte estresado.
Pero, la gestión productiva del tiempo puede resultar difícil – una encuesta muestra que la gente pasa sólo 2 horas y 53 minutos siendo productiva durante sus horas de trabajo.
Sin embargo, hay formas de aumentar estas cifras, y asegurar que se postergue menos, así como que se haga más trabajo.
Para ayudarte a dominar la productividad y racionalizar tu rutina de trabajo, aquí tienes 8 consejos sencillos de gestión del tiempo que puedes probar.
1. 1. Identifique su tiempo más productivo
Cada uno tiene su tiempo más productivo durante el día, que está determinado por sus ritmos circadianos – relojes internos que dictan cuándo es mejor realizar las diferentes acciones.
Cumpliendo con tu reloj interno, te vuelves más productivo en tu trabajo porque lo realizas durante el tiempo en que estás más alerta, concentrado y con más energía.
Antes de decidir cuáles son sus horas de máxima productividad, considere sus hábitos actuales, y su éxito al realizarlos.
¿Empieza a trabajar a primera hora de la mañana, pero le cuesta concentrarse, por lo que pasa horas aplazando? Si es así, las mañanas tempranas no son el mejor momento para su trabajo más importante y debe asignarlo a más tarde en el día.
Para encontrar tu tiempo más productivo, experimenta – rastrea el tiempo que pasas en las mismas actividades en diferentes momentos del día con una aplicación de gestión del tiempo.
Más tarde, cuando analices tus resultados, puedes encontrar que, para la misma tarea, te lleva:
- 3 horas por la mañana
- 2 horas alrededor del mediodía
- y una hora y media al final de la tarde
Esto demuestra que el final de la tarde es el período de tiempo en el que se realiza el trabajo de mayor calidad, y es cuando siempre se deben abordar las tareas más importantes. También deberías dejar las tareas menos importantes, como los correos electrónicos o las reuniones, para tus horas menos productivas.
2. Use una aplicación de gestión del tiempo
Cuando se busca administrar mejor el tiempo, la mejor práctica es llevar la cuenta de cómo lo pasas. Debes identificar cuánto tiempo te toma terminar una tarea, y si ciertas tareas toman más tiempo de lo que esperas. Para ello, puedes probar Clockify, una aplicación de gestión del tiempo libre.
Con ella, podrás hacer un seguimiento del tiempo que dedicas a las actividades, generar informes que muestren tus resultados e identificar dónde pierdes el tiempo.
Como experimento, puedes usar la aplicación de gestión del tiempo para registrar el tiempo que dedicas a todas tus actividades durante un día de trabajo:
- sus asignaciones y proyectos
- los medios de comunicación social
- la Internet
- gestión de la bandeja de entrada
- rompe
- reuniones
- llamadas telefónicas
Entonces, cuando generas un informe y analizas tus resultados, puedes descubrir que has gastado:
- 45 minutos en los medios sociales
- 1 hora en la gestión de su bandeja de entrada
- 30 minutos en una llamada telefónica irrelevante
Al final, son 2 horas y 15 minutos que podrías haber dedicado a actividades más rentables.
La próxima vez, puedes aspirar a asignar más tiempo a tus actividades más importantes. Usando tu aplicación de gestión del tiempo para hacer un seguimiento diario del tiempo, siempre tendrás datos extensos que muestran si tu rutina necesita más mejoras, y en qué área.
3. 3. Priorizar las tareas
No todas las tareas son igual de importantes, y debes priorizarlas en base a su importancia, y luego abordarlas en ese orden.
Primero, crea listas de tareas diarias y llénalas con las tareas que te esperan al día siguiente. De esta manera, no perderás tiempo pensando en lo que tienes que hacer, momentos antes de empezar tu día de trabajo.
Asegúrate de crear estas listas el día anterior, para no tener que preocuparte por ellas por la mañana, cuando deberías preocuparte por otras actividades.
Anota las tareas en orden de importancia: pon las más importantes al principio de la lista y las menos importantes al final.
Ten en cuenta que poner toda tu energía en una tarea específica puede beneficiarte más que trabajar en 5 tareas diferentes durante el mismo tiempo. Esto se conoce como el Principio de Pareto. Si diriges el 20% de tus esfuerzos en la dirección correcta, obtendrás el 80% de los resultados deseados.
Por ejemplo, si eres un desarrollador que arregla errores en un programa, apunta a arreglar el 20% de todos los errores que resolverán el 80% de los problemas de tu programa.
Si hay alguna tarea en su lista de tareas que no es tan urgente o importante, delegue en otros, o elimínela por completo. Esto le ahorrará mucho tiempo, y permitirá un mayor énfasis en sus prioridades.
4. Programe las tareas
Una vez que tengas todas tus listas de tareas y elementos ordenados, y tus tareas más importantes seleccionadas, puedes asignarlas a días y horas específicas de la semana.
Lo mejor es que bloquees el tiempo para cada elemento de tu lista de tareas diarias y lo marques en tu calendario; para ello puedes recurrir a Google Calendar o a una herramienta similar. Ordena todos los elementos de tu lista de tareas diarias en el calendario e indica sus horas de inicio y final.
Los tiempos finales pueden servir como fechas límite, lo que puede ayudar a mantenerte en el camino – sabrás cuánto tiempo tienes antes de que tengas que terminar una actividad, así que te sentirás animado a seguir concentrado en ella para vencer al reloj.
Puede anotar las tareas en orden de importancia, asignando sus primeras horas de trabajo a su tarea más importante. O, puedes asignar esta tarea a tu período de tiempo más productivo del día.
Asegúrate de dejar algo de tiempo para los descansos y las actividades no planificadas: nunca se sabe cuándo tendrás que reorganizar las prioridades porque ha aparecido algo más.
Para obtener los mejores resultados, puedes agrupar tareas similares en tu calendario, y trabajar en ellas una tras otra.
5. 5. Aborde las distracciones
Las distracciones vienen en todas las formas y es importante abordarlas: los medios sociales, Internet, el teléfono, las interrupciones y los ruidos de fondo son los grandes culpables.
La mejor manera de eliminar los medios sociales, y otros sitios web de pérdida de tiempo durante las horas de trabajo, es recurrir a un bloqueador de sitios web. Hay varios tipos, para varios dispositivos, pero la mayoría funciona con el mismo principio: añades los enlaces URL de los sitios web que te distraen a una lista negra y fijas el tiempo durante el cual no podrás acceder a ellos.
En cuanto a tu teléfono, debes dejarlo en algún lugar fuera de alcance durante las horas de trabajo, como una habitación diferente, ya que de esta manera, te será más difícil seguir revisando tu teléfono o distraerte con él de alguna otra manera.
Para obtener un desglose limpio de cuánto tiempo realmente pasas en los medios sociales y en distracciones similares, así como para ver cuánto tiempo puedes ahorrar, utiliza una aplicación de gestión de tiempo.
Cuando trabajes en una oficina abierta, puedes usar los auriculares para ahogar la mayoría de los ruidos de fondo. Puede optar por un generador de ruido o elegir la música adecuada. Un estudio de la Middle Tennessee State University ha demostrado que los instrumentos mejoran la concentración y el rendimiento.
También puedes utilizar los auriculares como indicador de que estás trabajando, para que tus colegas se abstengan de interrumpirte durante este tiempo.
Una vez que hayas minimizado todas las distracciones, podrás comprometerte con tu trabajo, sin el temor de que algo rompa tu concentración.
6. Trabajar mientras se espera o se viaja al trabajo
Esperar en el dentista, o ir al trabajo, puede parecer un tiempo que está destinado a perder, pero puede utilizarlo para avanzar en su trabajo.
Probablemente lleves tu teléfono, tableta o incluso tu ordenador portátil dondequiera que vayas, para que puedas trabajar durante las tediosas esperas y desplazamientos.
Sólo tienes que elegir las tareas menos importantes, las que puedes realizar con recursos limitados, y empezar a trabajar. Por ejemplo, puedes usar este tiempo para responder a tus correos electrónicos, leer una propuesta y realizar una investigación sencilla para tu próximo proyecto.
Sea lo que sea que elijas hacer, restarás la carga de trabajo que te espera en la oficina, así que ahorrarás tiempo a largo plazo.
7. Tome descansos
Los descansos pueden parecer contraproducentes en tu camino para terminar más en menos tiempo, pero en realidad te ayudan a concentrarte ya que puedes recargar cuando te sientes cansado y desenfocado.
Si continuaras trabajando hasta que termines una tarea, te arriesgarías a quemarte por exceso de trabajo. Además, te arriesgas a apresurar una asignación o proyecto, lo que podría resultar en reescrituras y revisiones posteriores que consumen mucho tiempo.
Como muestra una investigación de la Universidad de Illinois, los descansos breves ayudan a concentrarse. Además, la investigación de la Universidad Estatal de Florida afirma que podemos ser productivos durante sólo 90 minutos a la vez, y después debemos tomar un descanso antes de continuar.
La cantidad de tiempo que elija para pasar en los descansos puede ser flexible:
- primer descanso – 5 minutos para hacer una taza de té
- segundo descanso – 15 minutos para meditar y relajarse.
- tercer descanso – 10 minutos para ir a dar un paseo, y aclarar tu mente
Lo importante es ajustar el tiempo de descanso dependiendo de lo cansado que te sientas y de cuánto tiempo creas que necesitarás para poder continuar.
Después de la pausa, se sentirá con energía y refrescado, y es más probable que se concentre en lo que se le ha encomendado.
8. Organice su espacio de trabajo
Saber dónde están todos tus archivos, carpetas y documentos importantes te ahorrará mucho tiempo que de otra manera pasarías buscando.
Siempre asegúrese de tener sus documentos importantes al alcance de la mano, ya sea en cajones, o bien organizados en su escritorio. Clasifique todo por tipo y tema, y mantenga juntos los documentos relacionados – notas, papeleo importante, libros y manuales importantes para su trabajo.
Si sabes que necesitarás un cierto conjunto de documentos mañana, ponlos sobre tu mesa el día anterior.
Utiliza las mismas técnicas en tu portátil o en tu ordenador de sobremesa:
- organizar y clasificar los archivos relacionados en carpetas
- al final de la semana o del mes, borre los archivos y carpetas que ya no necesite
- o, crear una carpeta de «Archivo», y almacenar todos los documentos en los que ya no trabaje activamente, pero que desee conservar, aquí
Al organizar tus documentos, te sentirás más en control de lo que haces, y pasarás menos tiempo preparándote para las actividades.
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Conclusión
Gestionar bien el tiempo no es imposible: hay que repensar los viejos hábitos, identificar el momento más productivo del día, señalar las pérdidas de tiempo y las distracciones, así como organizar, priorizar y planificar las tareas diarias.
Cuando se realizan ajustes en los hábitos de gestión del tiempo, el uso de aplicaciones de gestión del tiempo es crucial, ya que te dice exactamente cuánto tiempo dedicas a las actividades, así como cuánto podrías ahorrar o asignar.
Sobre el autor
Mark Maric es un gerente de marketing y un SEO que trabaja en el software de gestión de tiempo Clockify.
Con frecuencia escribe sobre gestión, productividad y marketing. Asegúrate de seguirlo en Twitter para obtener más información y actualizaciones.
Continúe:
Minimizar las distracciones y las pérdidas de tiempo
Autogestión
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