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«reunión de mentes» regular es crucial para que cualquier negocio funcione sin problemas. El hecho de que los participantes estén en la parte superior o inferior de la escala corporativa no debería marcar la diferencia en cuanto a la eficiencia de la reunión.
Todos aprecian una reunión enfocada que respete su tiempo en lugar de desperdiciarlo.
Pero facilitar una reunión puede no ser algo natural para ti. Para que sus reuniones sean útiles y estén bien encaminadas, tendrá que aprender a gestionar el tiempo de forma eficaz y a asegurarse de que todos los participantes se sientan como si sus voces fueran escuchadas.
Tenga en cuenta estos principios fundamentales durante las reuniones grandes y pequeñas, y no habrá ni una queja ni un giro de ojos cuando anuncie la próxima reunión.
La gente apreciará que tienes un raro don para hacer que las reuniones valgan la pena!
1. Establecer un límite de tiempo
Siempre puedes terminar una reunión temprano, pero a algunas personas les gusta hablar. Y cuando estos charlatanes saben que la reunión va a durar una hora, a veces hablan sólo para llenar el tiempo. O pueden sentirse más cómodos sacando a relucir un tema no relacionado cuando queda «mucho tiempo» en la reunión.
A medida que faciliten más y más reuniones, llegarán a comprender la duración que debe tener una reunión en función del número de personas que asistan y de los temas que se vayan a tratar.
Una reunión de 30 minutos puede parecer corta, pero la escasez de tiempo ayuda a mantener a la gente concentrada y en la tarea, y ciertamente puede programar otra reunión si es necesario.
2. Invitar sólo a los actores clave
¿Alguna vez ha salido de una reunión sin haber hablado, o incluso sin que se le haya asignado una tarea?
¿Se preguntó por qué fue invitado a la reunión en primer lugar?
Tal vez el facilitador te invitó por cortesía para que pudieras «mantenerte informado». Pero en realidad, un memorándum es una forma mucho más conveniente y eficiente de informar a la gente sobre las noticias del departamento o la empresa.
Sólo invita a la gente que tendrá una entrada directa en el tema en cuestión.
3. Crear una agenda detallada
Elabore su orden del día en torno a un tema central, de modo que pueda participar el mayor número posible de participantes durante todo el tiempo que dure la reunión. Si su agenda trata de abordar dos proyectos completamente separados, tendrá dos grupos dispares de personas en la sala, y cada grupo se molestará al tener que sentarse allí cuando la charla se vuelva irrelevante para ellos. En su lugar, llame al orden a dos reuniones separadas.
El orden del día no sólo debe estar enfocado, sino que también debe detallar el tiempo asignado a cada tema. Si hay tres cosas principales que discutir en una hora de reunión, no dedique más de 15 minutos a cada tema. Esto ayudará a que la reunión avance a buen ritmo. Si resulta que un tema necesita ser discutido con mayor profundidad, organice otra reunión que se centre en ese tema.
No olviden distribuir una copia de la agenda con antelación para que los participantes puedan prepararse en consecuencia.
4. 4. Transición a cada tema con cuidado
Como facilitador de la reunión, puede sentir que un tema de la agenda ha sido atendido completamente y así pasar al siguiente tema sin pausa. Sin embargo, puede haber otros participantes en la reunión que tengan dudas, preocupaciones o preguntas.
Si bien se debe alentar a los participantes a que hablen en una reunión, algunos pueden ser tímidos a la hora de intervenir. Asegúrese de que todos tengan la oportunidad de hablar preguntando directamente si alguien tiene algo más que plantear antes de pasar a otro tema.
Señale que es hora de pasar al siguiente punto del orden del día, y si el tema actual necesita ser tratado con mayor detalle en otra reunión, reconozca que rápidamente establecerá otro momento para dedicarle atención al asunto. Pida a los participantes que anoten las preguntas para la futura reunión.
Si el tema actual parece estar completamente cerrado, pregunte por cualquier pregunta, pensamiento o comentario adicional. Si todo lo que recibes son grillos, sabrás que es seguro pasar al siguiente tema sin dejar a nadie atrás. El peligro de dejar a alguien atrás es que el tema puede volver a plantearse en unos minutos, lo que distrae y puede desviar el enfoque de la reunión.
Intenta mantener a todo el mundo en la misma página.
5. Anfitrión de la reunión en un ambiente libre de distracciones
Su reunión no debe realizarse al aire libre, con vistas y sonidos que distraigan. Lleve a cabo la reunión en una habitación con la puerta cerrada para evitar el ruido exterior. Puede que incluso tenga que bajar las persianas de las ventanas si hay una escena ajetreada fuera. Si no organiza reuniones con regularidad o su oficina es demasiado pequeña para un área de reunión separada y sin distracciones, siempre puede alquilar una sala de reuniones, como las que Regus Australia ha diseñado a medida para profesionales en cientos de lugares.
Desaliente a los participantes a que traigan o usen computadoras portátiles, tabletas o teléfonos inteligentes. El lápiz y el papel son ideales para tomar notas y no tienen la tentación de innumerables sitios web para navegar, mensajes de texto para enviar o notificaciones para leer.
6. Designar a alguien para que escriba los detalles clave
La información, como las preguntas y respuestas, debe registrarse para su futura referencia y para la rendición de cuentas. También por esta razón se deben anotar las medidas que se adopten. Como facilitador, usted estará demasiado ocupado administrando el tiempo y manteniendo a las personas en la tarea para anotar también los puntos clave de información a medida que se plantean. Designe a un participante para que tome notas. Si todos sus participantes tienden a comprometerse de manera increíble, recurra a otra persona para que observe y tome notas.
Las notas de la reunión deben escribirse a máquina y guardarse junto con una copia del orden del día para facilitar su consulta. Si un participante clave no pudo asistir, estas notas pueden ponerlos al día. Las notas de la reunión también pueden ser distribuidas semanalmente en todo el departamento como un memo «para su información» también.
7. Asignar tareas a personas específicas y dar plazos específicos
Cuando convoque una reunión para discutir problemas y soluciones, asegúrese de que la mayor parte del tiempo se dedica a las posibles soluciones en lugar de insistir en los problemas. Y cuando se llegue a un consenso sobre la solución, divídala en elementos accionables, asigne esos elementos a personas específicas y dé un plazo o marco de tiempo específico.
Se debe adoptar el mismo enfoque independientemente del elemento de acción. Si estás planeando un evento o trabajando en un proyecto, se necesita un esfuerzo de equipo para que funcione sin problemas. Las reuniones son un lugar ideal para asignar tareas. Hacer circular las notas de la reunión más tarde servirá como un buen recordatorio sobre lo que hay que hacer y quién debe hacerlo. De esta manera, cuando la reunión de seguimiento se desarrolla, nadie puede alegar ignorancia sobre lo que se esperaba de ellos.
8. Identificar las tangentes o conversaciones laterales y redirigirlas rápidamente
Uno de los aspectos más difíciles de facilitar una reunión es mantener a todos en el camino. Si sigue todas las demás pautas, debería ser mucho más fácil mantener la concentración durante una reunión. Sin embargo, seguramente habrá participantes que tengan algo más en mente o que no puedan volver al trabajo después de un fin de semana largo.
Cuando alguien se sale de la tangente, comienza a hablar y no se detiene, o simplemente se pone demasiado hablador con su vecino sobre algo completamente no relacionado, es su trabajo como facilitador el dirigir a esta persona de nuevo en el camino. Ten algunas frases preparadas para ayudarte a superarlo, como por ejemplo: «Esto suena como una idea interesante». ¿Puedes contarme más sobre ello después de esta reunión?» Otra buena es: «¿Podrías enviarme eso por correo electrónico para que pueda pasar más tiempo digiriéndolo?» Y a veces sólo tienes que decirlo como es: «Pareces distraído. ¿Hay algún problema?»
Ser diplomático pero firme mantendrá la reunión sin causar un dramatismo indebido en la oficina.
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Facilitar una reunión es una habilidad que se hará más fácil con el tiempo.
Puede que te resulte muy fácil crear agendas e invitar a los jugadores clave, pero tus habilidades de gestión del tiempo están oxidadas. Este es un dilema común.
Practicar es la única manera de mejorar, así que si se te presenta la oportunidad de facilitar más reuniones, tómala.
Sobre el autor
Cathy Habas es una escritora profesional, editora y traductora español-inglés con base en Louisville, KY.
Le gustan los viajes por carretera y pasar tiempo fuera con sus seis perros. Si desea trabajar con Cathy en su próximo proyecto, visite www.cathyhabas.com.
Continúa:
Cómo llevar a cabo una reunión
El papel del Secretario
Ver también:
Habilidades de cuestionamiento
Gestión del tiempo | Cohesión del grupo