Véase también: Escribir correos electrónicos que convenzan, influyan y persuadan Se suele decir
que escribir cartas es un arte perdido. Todo el mundo se ha pasado al correo electrónico o a la mensajería instantánea. Esto seguramente debería significar que todos saben cómo escribir correos electrónicos, pero la evidencia sugiere que no. Si se hace mal, si no se incluye a las personas correctas, o si se utiliza un tono equivocado, todos terminarán confundidos y muy posiblemente ofendidos.
Esta página explica la etiqueta de los correos electrónicos. Cubre los aspectos básicos, como la comprensión de la diferencia entre «Para», «Cc» y «CCO», y saber cuándo usarlos, y la importancia de la firma, y está diseñada para asegurar que sus correos electrónicos no se ofendan o molesten.
Nuestra página sobre Cómo escribir correos electrónicos eficaces explora cómo hacer que sus correos electrónicos tengan más posibilidades de ser procesados.
Cómo dirigir su correo electrónico
Cuando envías un correo electrónico, el primer problema son los destinatarios, y en particular si se debe usar «Para», «Cc» o «Bcc».
- «Para» se utiliza para el destinatario principal, o para cualquiera que necesite tomar medidas. Utiliza siempre «Para» cuando tengas un solo destinatario.
- «Cc» se utiliza para las personas que necesitan ver el correo electrónico, pero no necesitan tomar medidas como resultado. Se usa comúnmente cuando necesitas que alguien sepa que has enviado el correo electrónico. Puede ser su gerente, o puede ser un grupo: por ejemplo, si usted ha acordado que enviará un correo electrónico en nombre de un club o grupo, y quiere que el comité sepa que lo ha hecho, y lo que usted dijo, entonces usted les «cc».
- El «Bcc» se usa para las personas que necesitan ver el correo electrónico, pero donde no necesitas/quieres que todos vean quién ha recibido el correo electrónico. También se utiliza cuando tienes la responsabilidad de proteger la privacidad de las personas y no proporcionar sus direcciones de correo electrónico a todo el mundo, como en el caso de una lista de correo electrónico de un club o sociedad. Si todos tus destinatarios son «CCO», tendrás que enviar el correo electrónico «A» tú mismo.
Cualquier destinatario puede responderle. Los destinatarios de la CCO no pueden responder a todos los demás.
Usar «Responder a todos
Cuando recibas un correo electrónico, por favor piensa cuidadosamente si necesitas responder, y si necesitas «responder a todos» (es decir, tu respuesta irá a todos los que estén en la lista «Para» o «Cc» del correo electrónico.
Sólo usa «responder a todos» cuando tu respuesta realmente necesite ser vista por todos, y no sólo por el remitente original.
No es necesario que respondas a todos cuando:
- Está acusando recibo del correo electrónico (y por favor considere si necesita hacer esto en absoluto);
- Está diciendo si está disponible para una reunión y cuándo lo está; o
- Estás continuando una conversación fuera de línea con el remitente.
El asunto del correo electrónico
Todos recibimos demasiados correos electrónicos para poder manejarlos con una bandeja de entrada llena de mensajes sin asunto. El asunto es la forma en que la gente filtra los correos electrónicos y decide si los lee ahora, más tarde o no los lee en absoluto.
Utiliza el asunto del correo electrónico para explicar (brevemente) de qué trata tu correo electrónico.
TOP TIP!
Si su correo electrónico es urgente, o sólo para información, dígalo en el asunto. Preferiblemente en mayúsculas, y antes de cualquier otra palabra, para que aparezca. Por ejemplo:
- Asunto: URGENTE: Vacunas para niños: se necesita consentimiento.
- Sujeto: SÓLO PARA INFORMACIÓN: Diapositivas de la reunión de esta mañana.
Esto significa que se leerá inmediatamente si es necesario y/o se dejará para más tarde, sin que su receptor tenga que preocuparse por ello.
No se sienta tentado a abusar de esto. Si lo hace, su(s) destinatario(s) será(n) más probable(s) que ignore(n) futuros correos electrónicos «urgentes» y no podrá(n) usar esto de nuevo, incluso cuando realmente lo necesite(n).
También puedes usar tu cliente de correo electrónico para enviar mensajes de alta (o baja) importancia. Esto marca los correos electrónicos en la bandeja de entrada de tu destinatario, haciéndolos más fáciles de detectar. Una vez más, es importante que sólo uses estas marcas cuando los correos electrónicos sean realmente muy importantes y/o urgentes.
«Topping and Tailing» su correo electrónico
Por lo general, es una buena idea comenzar el correo electrónico con un saludo, como «Estimado [Nombre]» o «Hola [Nombre]». «Querido» es más formal, y es mejor si no conoces al destinatario.
Si está respondiendo a un correo electrónico de otra persona, también es útil decir algo como «Gracias por su correo electrónico sobre [asunto]», ya que esto pone su respuesta en contexto. Puede que estés respondiendo inmediatamente, pero no hay garantía de que vean tu respuesta de inmediato, y puede que ya hayan enviado y recibido 50 correos electrónicos esa mañana.
También es bueno, y por lo tanto bueno para futuras relaciones, terminar con un saludo como «Mis mejores deseos» o «Saludos cordiales». Esto también sirve para otro propósito: muestra que has terminado el correo electrónico, y que el destinatario ha recibido todo el contenido.
Anexos
Utilice los archivos adjuntos para compartir grandes cantidades de texto, especialmente si no todos necesitan leerlo.
Explica el contenido del cuerpo del correo electrónico para que los destinatarios puedan decidir si lo leen o no.
NO use archivos adjuntos para notas cortas o cartas que puedan ser fácilmente colocadas en el cuerpo del correo electrónico.
Por supuesto que puedes adjuntar otros archivos a los correos electrónicos, no sólo archivos de texto como los documentos de Word. Los tipos de archivos adjuntos más comunes incluyen imágenes, hojas de cálculo y archivos PDF. Tenga en cuenta que algunos tipos de archivos pueden ser bloqueados por el cliente de correo electrónico o el software de seguridad, y muchas organizaciones bloquean todos los tipos de archivos excepto algunos. Por lo general, la gente desconfía de los archivos adjuntos, ya que a veces se utilizan para propagar software malicioso y virus.
Tono e idioma
Los correos electrónicos no tienen la ventaja del lenguaje corporal, la expresión facial o el tono de voz para ayudar a los destinatarios a interpretarlos. Por lo tanto, las palabras tienden a tomarse al pie de la letra.
Es esencial que el tono y el lenguaje sean correctos para evitar ofender a la gente.
NO hagas bromas ni intentes usar el sarcasmo en los correos electrónicos, especialmente los de negocios u oficiales. El uso de emojis no se recomienda en general bajo estas circunstancias, y podrías ofender fácilmente.
La firma del correo electrónico
Es una buena práctica -y generalmente educada- asegurarse de que firma los correos electrónicos con suficientes detalles para que su destinatario pueda reconocerlo y responder.
- En un correo electrónico personal, es probable que tu nombre de pila sea suficiente. Es posible que necesites más si tu nombre es común y/o tu dirección de correo electrónico es críptica.
- En un correo electrónico de negocios -que incluye cualquier cosa oficial, como comunicaciones con una escuela, colegio o universidad, o con un médico u otro proveedor de servicios de salud, así como el trabajo remunerado- debe incluir su nombre completo. También debe considerar si es necesaria más información, como su puesto de trabajo y/o datos de contacto.
Muchos dispositivos añaden una «firma» de correo electrónico al final de cualquier mensaje. Algunos ejemplos son «Enviado desde mi iPhone» o «Enviado desde Windows Mail». Puede eliminarlo o personalizarlo, añadiendo más información si lo desea.
Las organizaciones a menudo añaden una firma de correo electrónico de la propia organización también. Puede que quiera comprobar si su organización hace esto y crear una para usted si no. Aunque es posible crear largas firmas de correo electrónico, es una buena práctica mantenerlas lo más concisas posible.
El resultado final
Un poco de tiempo y problemas para conseguir el tono y la etiqueta correctos en tus correos electrónicos te ayudarán a evitar ofender a los demás. Vale la pena la molestia.
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12 Consejos para mejorar la etiqueta del correo electrónico
Escribir correos electrónicos efectivos
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