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Vea también: Escribir una lista de cosas por hacerLas distracciones
están en todas partes. Son inevitables. Puede que tengas la intención de lavar tu ropa o comprar comida y lo siguiente que sabes es que has pasado más de cuatro horas en el sofá viendo episodios de tu programa favorito, completamente inmerso en un mundo diferente mientras postergas y pospones tus responsabilidades.
Es la naturaleza humana, y la mayoría de la gente es culpable de perder el tiempo. Dicho esto, el tiempo es un recurso enormemente valioso, y es esencial que lo manejes de manera eficiente. De lo contrario, podrías terminar con una pila de ropa sucia y un refrigerador vacío.
Para asegurarnos de que eso no suceda, hemos compilado cinco consejos inteligentes que puedes usar para construir un horario perfecto. Aunque las distracciones son inevitables, verás que es mucho menos probable que te desvíes de tus tareas diarias cuando tienes estructura.
1. Divide tu día
Puedes empezar a desarrollar tu programación dividiendo cada día en tres secciones para la mañana, la tarde y la noche.
Tendrás más o menos energía durante los diferentes períodos del día, y tu horario debe reflejar cómo te sentirás probablemente. Aquí tienes un ejemplo sencillo de cómo debe ser un horario:
- MañanaDesayunoRutina de ejerciciosTrabajo
- Almuerzo de la tardeCitasCorreos electrónicos de respuestaCompras de comestibles
- Cenar por la noche Lavar los platos…
Su horario no es probable que coincida con el que se ha proporcionado anteriormente, pero el concepto sigue siendo el mismo. Al comenzar su día, tendrá la fuerza de voluntad y la motivación necesarias para completar tareas más difíciles. Pasando a la tarde, puedes atender tus responsabilidades básicas, y por la noche, tus tareas finales son fáciles.
Si desea asignar plazos a cada elemento depende de usted, pero le recomendamos que no lo haga fuera de un contexto de negocios. Un poco de flexibilidad es lo mejor, y no querrás ponerte demasiada presión para terminar algo si no puedes hacerlo. Mientras te mantengas productivo, te estás moviendo en la dirección correcta.
2. Compromisos del grupo juntos
En lugar de separar su calendario privado y profesional, debería colocar todos sus compromisos en el mismo espacio. Esto le dará una imagen completa de lo que necesita lograr durante la semana siguiente, tanto en su vida personal como en el trabajo.
Puede que te preocupe el desorden. Es cierto que su agenda puede parecer un poco confusa al principio, pero puede emplear un código de colores para diferenciar sus responsabilidades. Para los artículos personales, use el azul, y para los artículos de trabajo, use el rojo. Cualquiera que sea el esquema de color que decida, asegúrese de que puede distinguir fácilmente entre sus categorías.
La alternativa es cambiar de un lado a otro entre sus calendarios privados y profesionales, lo cual es ineficiente y desorientador. Al colocar todas sus tareas codificadas por color en un solo espacio, disfrutará de comodidad y transparencia.
3. Asignar menos tiempo a las reuniones
Muchos profesionales cometen el error de dedicar demasiado tiempo a sus reuniones.
Esperan que una conversación corta dure 30 minutos y que una conversación larga dure una hora, dejándoles demasiado espacio en su agenda. Este problema tiene una solución simple, que requiere sólo un pequeño ajuste.
Reducir sus reuniones a 10 o 15 minutos de duración. Dígale a sus socios comerciales que si necesitan tiempo adicional para discutir algo en detalle, pueden solicitar una sesión más larga. De lo contrario, debe confiar en que sus estimaciones son realistas y que puede manejar el asunto dentro del plazo establecido.
También debe dejar un espacio de tiempo abierto al final de su día de trabajo para actuar como un amortiguador contra las sorpresas. Si surge algo nuevo, puedes manejarlo y aún así salir a una hora razonable. Es una pequeña precaución que te salvará de cualquier conflicto que pueda surgir de la superposición de responsabilidades.
4. 4. Descomponer las tareas más grandes
Algunas tareas son más complicadas que responder correos electrónicos o planchar ropa.
Si tiene un proyecto que necesita terminar antes de una fecha límite establecida, debe dividirlo en segmentos más pequeños para facilitar la gestión del horario. He aquí un ejemplo de cómo aparecería esa segmentación en su horario:
Por la mañana
- Desayuno
- Rutina de ejercicios
- Terminar el documento de investigación Organizar las referenciasComponer las obras citadasEditar y comprobarSometer a aprobación
Sin los cuatro pasos que se detallan a continuación Finalizar el documento de investigación, tendrías una idea de lo que necesitas hacer, pero no un plan claro. Es mucho mejor escribir cada componente, y la investigación apoya esto. Las tareas vagas hacen que la gente lo posponga.
5. 5. Haga los cambios necesarios
Cuando termine de organizar su agenda, pruébela durante 30 días y vea cómo se siente.
Puede tomar un ligero período de ajuste, así que dale más de una semana. Si encuentra que una de las sugerencias mencionadas aquí no funciona dentro de su conjunto de circunstancias, haga los cambios necesarios.
Use las siguientes preguntas como una lista de control para medir la eficacia de su horario:
- ¿Soy puntual para las citas y reuniones?
- ¿Soy capaz de cumplir con todas mis responsabilidades diarias?
- ¿Tengo suficiente tiempo para conducir de un lugar a otro?
- ¿Estoy haciendo el uso más eficiente de mi tiempo libre?
- ¿Dónde puedo liberar espacio para otras actividades?
A medida que responda a las preguntas anteriores, edite su agenda para reflejar lo que ha aprendido. Muy pronto, tendrás un horario perfecto que te permitirá trabajar y divertirte, con pocas áreas de compromiso.
Programar es a veces difícil
Puede sentirse como si se moviera de una responsabilidad a otra sin detenerse, siempre en movimiento perpetuo. Recoge a su perro de la perrera, prepara el almuerzo para el siguiente día de trabajo, rastrilla las hojas y corta el césped, o lleva su coche a la tienda. Te mueves de un lugar a otro, hablando con persona tras persona mientras intentas hacer todo.
Aunque todas estas tareas pueden ser una carga para ti, un horario te proporcionará el apoyo que necesitas. Ponga en práctica algunos de estos consejos, y verá que organizar sus tareas es sencillo. Comienza por dividir tu día, y trabaja a partir de ahí. Antes de que te des cuenta, tendrás un sistema de programación que funciona para ti y que lleva tu productividad a otro nivel.
Sobre el autor
Kayla Matthews es una escritora de productividad y bloguera de auto-mejora. Puedes encontrar su trabajo en The Huffington Post, MakeUseOf, Tiny Buddha y The Muse. Para leer más artículos de Kayla, suscríbete a su boletín.
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Gestión del cambio personal | Habilidades de organización
Desarrollo personal | Minimizar las distracciones y las pérdidas de tiempo