Este es un puesto de invitado para Habilidades que Necesitas.
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Ver también: ¿Qué es la tutoría?
Uno de los mayores retos del mundo moderno es conseguir hacerlo todo. El número de tareas y responsabilidades diarias puede llegar a ser abrumador. Puedes ser increíblemente talentoso y dotado pero incapaz de mantenerte al día con todo.
Esto se puede resolver contratando una asistencia muy necesaria para ocuparse de las cosas que no necesitas.
Desafortunadamente, la buena asistencia es difícil de encontrar, y rara vez llega por casualidad. Por eso debes tratar de buscar cualidades potenciales en las personas que contratas. Si no eres tan competente en esta área como te gustaría ser, o si crees que alguna orientación sería de utilidad, eso es completamente razonable.
Se necesita un cierto conjunto de habilidades para entrenar a un asistente y no hay razón para que no tengas un resultado satisfactorio.
Es importante tomar notas cuando se trata de entrenar a un asistente.
Toma algunas notas
Considerando que estás trabajando con gente del mismo calibre que tú, hay una abundancia de consejos listos para ser compartidos.
No hay nada como el boca a boca para obtener información de calidad y comprensión de las habilidades de los mentores. Pídele a tus colegas que te guíen en este asunto. Haz que te escriban una pequeña lista de todo lo que necesitas tener en cuenta para entrenar a un asistente.
En primer lugar y ante todo
Después de tomar en consideración todos los consejos que has recibido, pon en marcha el proceso de entrenamiento de tu asistente. Prepara algunas entrevistas y prepara las preguntas que vas a hacer a todos tus potenciales aprendices. Sus habilidades y técnicas de interrogación no tienen que ser perfectas, sólo tienen que ser conscientes de algunos hackeos.
Las preguntas deben estar en algún lugar a lo largo de la línea de:
- Sus antecedentesAunque, por supuesto, tendrás su currículum delante de ti, este tipo de preguntas son muy importantes. Su propósito es mostrarte lo bien que estos potenciales asistentes conocen su historia, así como lo satisfechos que están con ella. A partir de esto, obtendrás la sensación de la atmósfera de trabajo.
- Sus mayores fracasos/éxitos Esta es la pregunta que todo el mundo teme. Y por una buena razón. Saber explicar su mayor éxito sin falsa modestia es algo que requiere de cierta habilidad. Esta pregunta también te mostrará cómo piensan de pie, lo cual es importante para futuros esfuerzos donde necesitarán resolver problemas sin tener que correr hacia ti cada vez.
- Logros futurosLo que desean lograr con este trabajo es tan importante como cualquier otra cosa. Esta información le mostrará su determinación y persistencia, que son cualidades que debe buscar cuando entrena a un asistente.
Ahora que tienes una base, lo siguiente que vas a hacer es construir sobre ella.
Ir del punto A al punto B requiere un trabajo duro, pero está lejos de ser inalcanzable. Depende de ti cómo va a resultar este lienzo en blanco tuyo.
Esto significa que se avecinan algunas largas horas. Prácticamente tendrás que entrenar a tu asistente para que haga todas las cosas que tú harías, pero no tienes tiempo para ello.
Por ejemplo, puede que necesites un conocimiento avanzado de los programas de software. Si tu asistente no sobresale en esta materia pero tiene todas las demás habilidades que buscas, es una buena idea reservar algo de tiempo para ayudarles a llegar al nivel que deseas.
Cuando entrene a un asistente, trate de ser lo más paciente posible y cree una mentalidad de éxito ya que creará un ambiente de trabajo bien equilibrado, lo cual es muy importante. Esto se aplica, por supuesto, sólo teniendo en cuenta que no están jugando y están dispuestos a trabajar duro y hacer un esfuerzo.
La retroalimentación es imprescindible cuando se intenta entrenar a un asistente.
La retroalimentación es de suma importancia
Mientras que lo principal en lo que debes enfocarte es en ti y tus necesidades, debes considerar ambos lados cuando entrenes a un asistente.
Esto significa tratar de ver cuál es su perspectiva y sus sentimientos con respecto a su acuerdo mutuo. La escucha activa es la clave. De esta manera, no sólo podrás considerar sus necesidades y ser un buen jefe al crear un entorno adecuado, sino que también mejorarás tus propias habilidades.
Al obtener retroalimentación, descubrirás las impresiones de otras personas sobre ti, y esto será útil para tus encuentros con futuros clientes y colegas.
Y viceversa.
Por supuesto, es muy importante que también seas tú quien dé la opinión.
Lo positivo de entrenar a un asistente es que tienes a alguien a quien guiar y formar, y que el producto final, tu asistente entrenado en este caso, será el que mejor se adapte a tus necesidades. Necesitas hacer esto manteniendo reuniones regularmente para decirles cómo lo están haciendo. Esto no sólo te beneficiará a ti, sino también a ellos a largo plazo.
Planea con anticipación
Mientras pasas por toda esta experiencia, intenta escribir todos los pasos que estabas dando, junto con los fallos y obstáculos con los que te tropezaste.
Será increíblemente útil cuando busques tu próximo asistente, a quien, si has entrenado bien a éste y continúan sobresaliendo, necesitarás. Tu asistente también puede ayudarte con esto. Incluso puede ser su primera tarea para que veas cómo se las arreglan.
Firme un acuerdo de confidencialidad antes de entrenar a su asistente.
Haz un acuerdo de confidencialidad
No pienses que, porque vas a entrenar a tu asistente, llegarás a conocerlo lo suficiente como para poder saltarte este paso.
Mezclar negocios y placer nunca le hizo bien a nadie. Compartirás mucha información confidencial con esta persona, no sólo la tuya, sino también la de tu empresa.
Por su propia seguridad y la de su asistente, escriba un acuerdo de confidencialidad donde ambos acuerden mantener la información relacionada con el trabajo de forma confidencial.
Sé profesional
Cuando se trata de un conflicto, trata de resolverlo en un asunto tranquilo y maduro.
Cuando se trata de entrenar a un asistente, las cosas pueden ponerse un poco agitadas. Sin embargo, no debes dejar que eso afecte tus emociones y la forma en que las tratas. Concéntrese en el resultado final y supere las dificultades de manera civilizada.
Sobre el autor
Margaret Jones es una entrenadora asistente profesional. A lo largo de los años, ha enseñado a más de una buena parte de los aprendices exitosos. Ahora que se ha retirado del campo, su objetivo es ayudar a los demás compartiendo toda la información útil que ha reunido a lo largo de los años.
Continuar:
Habilidades de enseñanza
Desarrollo profesional continuo (CPD)
Ver también:
Habilidades de entrenamiento | Planificación del desarrollo personal
Habilidades de planificación y organización | Aprendizaje de por vida