Véase también:
Las listas
de objetivos personales de tareas
han existido, según se informa, desde principios del siglo XX, cuando se introdujeron como una forma de mejorar la productividad. La gran mayoría de las personas probablemente admitiría usarlas al menos de vez en cuando como una forma de administrar su carga y flujo de trabajo.
Sin embargo, de alguna manera, algunas personas parecen usarlas mucho más eficientemente que otras. Esta página proporciona algunos consejos para ayudar a mejorar la redacción de su lista de tareas y asegurar que su eficiencia aumente.
Engañando a tu cerebro
Las listas de tareas funcionan por una razón principal:
A nuestros cerebros les gusta que las cosas estén terminadas y ordenadas, lo que significa que nos preocupamos por las cosas que hay que hacer. Eso debería significar que hacer una lista de cosas por hacer nos preocupa más, pero resulta que en realidad engaña al cerebro para que piense que la tarea está hecha.
En otras palabras, escribir cosas en una lista de tareas significa que dejas de preocuparte y tienes tiempo para priorizar y luego completar tus tareas.
Pero este útil truco del cerebro es también la razón por la que algunas listas de tareas no funcionan: son demasiado largas, o demasiado difíciles de completar, y empezamos a preocuparnos de nuevo. Tienes que ser capaz de marcar los elementos de tu lista de tareas o empezarás a preocuparte de nuevo.
Afortunadamente, hay algunas formas sencillas de escribir listas de tareas que te ayudan a conseguir más.
Entre ellas se incluyen:
1. Tener más de una lista
Si eres el tipo de persona que no puede recordar las cosas si no están escritas, entonces vale la pena tener dos (o más) listas:
- La lista continua de «cosas que hay que hacer en algún momento, cuando tengo tiempo», que puede llegar a ser tan larga como se quiera o se necesite, y
- La lista de tareas que necesitas completar en un período definido (hoy, o esta semana, por ejemplo), que debe ser breve y manejable.
Ambas son listas de cosas por hacer, de algún tipo, pero con diferentes propósitos.
La primera es un recordatorio de todo lo que hay que hacer en algún momento. Es útil si puedes leer todo lo que hay en ella a la vez, así que mantenerla en una página de un cuaderno o en la pantalla es bueno.
El segundo es una forma de priorizar y enfocar tu atención, para que hagas las cosas que más importan cuando tengas más energía.
Las cosas de la primera lista, si son lo suficientemente importantes, deberían eventualmente estar en la segunda lista. Si resultan no ser lo suficientemente importantes, entonces puedes borrarlas.
2. Mantenga sus listas diarias o semanales manejables
Algunas personas sugieren que su lista diaria no debe contener más de tres elementos. De tres a cinco es probablemente lo óptimo, porque es probable que puedas lograrlo más a menudo, pero algunas personas dicen que apuntar a sólo uno, y entonces cualquier cosa más es un bono.
Por supuesto que eso no significa que no puedas hacer más, si tienes tiempo. Puedes mirar hacia atrás en tu lista semanal, o en tu lista continua, y elegir otra tarea. Sin embargo, es útil para mantener sus ambiciones manejables.
Una lista demasiado larga puede causar ansiedad e incluso parálisis en las tareas, ya que se preocupa por si tendrá tiempo para completar todas sus tareas y cuántas cosas le quedan por hacer.
Es mejor tener una lista más corta, y una sensación de logro cuando esté completa.
3.Dividir las tareas en pasos más pequeños, y ser lo más preciso posible
Uno de los mayores problemas de las listas de tareas es no poder marcar las cosas, porque incluso cuando haces algo, la tarea aún no está terminada. Esto lleva a una sensación de frustración, porque sigues añadiendo cosas a tu lista, pero nunca las marcas.
La investigación también muestra que las tareas vagas nos hacen más propensos a postergarlas.
Por lo tanto, es importante ser lo más preciso posible y dividir las tareas en pasos más pequeños, especialmente en su lista diaria o semanal.
También deberías centrarte en las cosas que necesitas hacer, en lugar de donde alguien más es actualmente responsable.
Por ejemplo, en lugar de decir «Ordenar la declaración de impuestos», desglósalo más. Comienza con «Reunir la información necesaria para la declaración de impuestos», luego pasa a «Comprobar el acceso en línea», «Completar toda la información personal en el formulario de declaración de impuestos», y/o «Enviar la información al contador». Como son más fáciles de manejar, es más probable que los haga.
Teniendo en cuenta el punto final general
Por supuesto, es importante asegurarse de que el objetivo general, por ejemplo, de presentar su declaración de impuestos, no se pierda.
Puedes evitarlo asegurándote de que escribes el siguiente paso en tu lista general mientras marcas cada paso anterior.
4. 4. Mantenga su lista al día
Una de las tareas más importantes cada día o semana es pensar en lo que necesitas hacer en el próximo período. Tomarse el tiempo necesario para planificar, y en particular para revisar su lista general y asegurarse de que pasa los trabajos de allí a su lista diaria o semanal a medida que se vuelven urgentes, significa que no se olvidará de hacer nada de la lista general.
El tiempo que te tomas para hacer esto no tiene que ser más de unos cinco minutos cada día, si es así.
También deberías revisar tu lista general y eliminar cualquier cosa que te des cuenta que no tienes intención de hacer. Esto puede ser porque ya no quieres hacerlo, o porque el tiempo ha pasado.
Haz que tu lista funcione para ti
Tal vez lo más importante que hay que recordar es que la lista debe funcionar para usted, y no al revés.
Es una herramienta, no tu maestro.
La mejor manera de aprender a escribir una lista de tareas, en la práctica, es probar cosas, y averiguar lo que funciona para usted.
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