por la Dra. Linda Phillips-Jones
Para que sus esfuerzos de tutoría tengan el mayor éxito posible, le recomendamos que preste más atención ahora a la forma en que se evalúa su programa. Recuerden, aunque no hayan puesto en marcha medidas de evaluación formales, está siendo evaluado informalmente por aquellos que participan, observan o escuchan sobre sus esfuerzos.
Estos comentarios se aplican principalmente a los programas de mentores. Aquellos de ustedes que están leyendo esto en el contexto de una relación de tutoría individual también pueden evaluar su situación. ¿Su relación de tutoría cumple con sus expectativas?
Nuestro sesgo es que su evaluación debe centrarse más en lo que le sucede a sus pupilos. Como mínimo, ya que nuestros colegas médicos primero preguntan: «¿No hiciste ningún daño?» Además, ¿cambiaron los alumnos para mejor como resultado de estar en su programa? Si no está muy seguro de cómo llevar a cabo una evaluación del programa, aquí tiene algunas ideas para discutir con el resto de su equipo.
1. ¿Qué necesitamos saber para tomar decisiones sobre el futuro de nuestro programa de mentores?
Siempre, su evaluación debe estar orientada hacia las decisiones que deben tomar sus responsables. Primero, determinen quiénes son sus responsables de la toma de decisiones. Segundo, haga una lista de sus necesidades de decisión más importantes, o pregúnteles cuáles son. Por lo general, estas decisiones incluyen algunas de las siguientes: ¿Deberíamos gastar nuestro dinero en otra ronda de esto? ¿Qué, si acaso, deberíamos añadir o quitar? ¿Cuáles fueron los resultados anticipados e imprevistos del esfuerzo? ¿Qué daño se ha hecho, si es que se ha hecho alguno? ¿Debería ser el tipo o el número de participantes el mismo o diferente? ¿Podríamos obtener los mismos efectos con un enfoque diferente?
2. ¿Qué datos ayudarán a responder a estas preguntas?
Tienen una gran variedad de datos. Los programas que evaluamos y otros que hemos observado se centran en algunas o en todas estas medidas: satisfacción del programa; conocimientos y habilidades adquiridos; progreso de la carrera de los «alumnos» (por ejemplo, ascensos, aumentos, decisiones de carrera); confianza en sí mismos de los «alumnos»; retención de los empleados; contactos realizados/gente encontrada; riesgos asumidos; errores evitados; dinero ahorrado; productos o procesos creados; mejores características del programa; debilidades del programa; recomendaciones de mejoras. Su tarea más difícil será determinar qué es exactamente lo que el componente de tutoría (a diferencia de otros factores) contribuyó a estos cambios.
También tienen que decidir entre las fuentes de datos. ¿Se pondrán en contacto con los «alumnos», los mentores, los gerentes de los «alumnos», los planificadores del programa, otras personas en posición de saber algo sobre el programa? ¿Analizarán documentos escritos como materiales de capacitación y planes de desarrollo de las pupilas?
3. ¿Quién debe hacer las evaluaciones, un experto externo, el equipo de planificación o alguna combinación?
El grupo de planificación/implementación debería recopilar al menos algunos de los datos internamente. Entre los ejemplos se incluyen: el número de mentores y pupilos, la satisfacción de los participantes con la formación que recibieron, su satisfacción con la experiencia de tutoría en su conjunto, si las actividades planificadas se produjeron realmente o no. Los participantes pueden presentar informes sobre lo que hicieron juntos, lo que aprendieron y sugerencias para mejorar. También pueden obtener números de retención a corto plazo (¿Los participantes se quedan en su organización después de completar el programa?).
Además, le aconsejamos encarecidamente que obtenga ayuda externa para la evaluación. Una fuente externa que se especialice en la evaluación de tutoría y que garantice la confidencialidad asegurará que sus participantes compartan información más detallada y sincera. Usted y el equipo pueden elaborar estrategias con los evaluadores sobre los datos necesarios, los elementos que se deben solicitar, los procedimientos y lo que se desea que cubra el informe o los informes.
4. ¿Qué errores podríamos cometer?
El mayor error es no recoger ningún dato de evaluación. Probablemente el segundo es generalizar demasiado a partir de un pequeño número de puntos de datos. (En nuestra opinión, debería haber al menos 20 encuestados, y preferiblemente más.)
También puede cometer errores en la selección de los encuestados, la redacción de las preguntas, las interpretaciones de las respuestas y las conclusiones extraídas de los datos. También creemos que es un error presentar un informe demasiado técnico, seco o estéril, sin ilustraciones y citas útiles.
Cuanto antes piense en evaluar su programa, mejor. Idealmente, diseñar la evaluación es una de sus primeras tareas. Si no ha hecho mucho hasta ahora, ¿qué tal si empieza esta semana?
Estos son algunos de nuestros pensamientos. Permítanos saber cómo está evaluando actualmente sus esfuerzos de tutoría. El Grupo de Mentores está disponible para trabajar con usted en su evaluación. Contáctenos en info@mentoringgroup.com.