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su cartera de proyectos significa evaluar los proyectos para determinar su relevancia y prioridad a lo largo de su ciclo de vida. Como resultado, los proyectos irrelevantes o ineficientes pueden detenerse antes de que consuman demasiados recursos.
En otras palabras, una gestión de cartera de proyectos correctamente realizada le dará una idea clara de lo que debe hacer y cómo debe hacerlo.
He aquí cinco pasos importantes de la gestión de la cartera de proyectos que le ayudarán a aumentar la productividad de su empresa:
Paso 1: Pensar en la capacidad
Tomar demasiados proyectos puede llevar a incumplir los plazos y a perder clientes.
En lugar de tener un surtido de proyectos simultáneamente en movimiento, muchos de los cuales tal vez no tenga la capacidad de completar, puede alinear su trabajo con los recursos que tiene disponibles.
La gestión exitosa de la cartera de proyectos requiere una visión realista de su capacidad, una conciencia de su presupuesto y una forma de evaluar la prioridad de cada proyecto que considere. Puedes comenzar a evaluar tus proyectos en base a su costo. Para ello, debe comprender sus costos directos e indirectos.
Los costos directos implican la mano de obra utilizada para producir los productos finales de su proyecto, así como el costo de los materiales utilizados en la producción y los gastos relacionados con los viajes. Si bien los costos directos pueden ser fáciles de calcular, el análisis de sus costos indirectos requerirá más tiempo, simplemente porque se aplican a toda su empresa y no a un proyecto en particular. En general, los costos indirectos incluyen los gastos generales, el equipo, la administración y el espacio de oficinas.
Cuando tabule sus costos directos y asigne una cantidad proporcional de gastos indirectos a su proyecto, podrá evaluar si dispone de suficientes recursos humanos, materiales y equipo para completar un proyecto. Sin embargo, el hecho de que tengamos la capacidad de completar un proyecto no garantiza que el proyecto sea una empresa que valga la pena.
Paso 2: Definir los valores comerciales y priorizar los proyectos
La priorización de sus proyectos requiere que usted defina el valor de cada proyecto para su negocio.
Diferentes empresas utilizan diferentes métodos para establecer el valor comercial de un proyecto. Puede utilizar una o más estrategias comunes de análisis de valor para evaluar cada uno de sus proyectos.
El análisis del período de recuperación, por ejemplo, considera cuánto tiempo necesitará para recuperar su inversión en un proyecto. Los proyectos con un período de recuperación corto tienden a tener un riesgo bajo en comparación con los que tienen un período de recuperación largo.
También se puede calcular el rendimiento contable de un proyecto dividiendo sus ingresos netos anuales por su inversión inicial requerida. Así pues, un proyecto que se espera que produzca una tasa de rendimiento más alta que otros proyectos tendrá una mayor prioridad.
Análogamente, se puede optar por calcular el valor actual neto de un proyecto evaluando el valor actual de las corrientes de efectivo futuras. Además, algunas empresas miden la tasa interna de rendimiento de un proyecto para complementar sus cálculos de valor actual neto.
Sea cual sea el método que elija para definir los valores empresariales de sus proyectos, su objetivo final es priorizar los proyectos en función de su valor.
Paso 3: Aplicar el Sistema Kanban
Kanban es un sistema de señales visuales desarrollado por los fabricantes para gestionar los sistemas de inventario justo a tiempo.
Cuando los trabajadores utilizan una pieza, desprenden de ella la tarjeta Kanban que se introduce en la cadena de suministro para activar el reordenamiento de esa pieza. Además, algunos minoristas utilizan esta táctica para desencadenar la reposición de las estanterías de las tiendas en cuanto se vende un artículo.
Puede utilizar los principios del Kanban para ayudar a gestionar sus proyectos creando pistas visuales que le impidan trabajar simultáneamente en demasiados proyectos. Los principios del Kanban también incluyen terminar un proyecto antes de comenzar otro. Esto le ayudará a evitar la asignación excesiva de su tiempo y otros recursos, así como a mejorar la velocidad con la que termina los proyectos.
Kanban le permitirá reducir al mínimo el impacto de las interdependencias que pueden producirse cuando un proyecto se retrasa mientras se espera a que otro termine.
Paso 4: Utilizar los recursos adecuados
La tecnología digital puede simplificar la gestión de su cartera de proyectos.
Una de las herramientas más populares para las empresas, Microsoft Project puede gestionar varios proyectos y todos sus recursos, para que pueda lograr la máxima eficiencia. La herramienta te ayuda a evitar la asignación excesiva de recursos y te ofrece una interfaz fácil de usar que puedes utilizar para programar el trabajo, crear estimaciones y administrar presupuestos.
Por supuesto, existen otras aplicaciones de gestión de proyectos además de Microsoft Project, así que busque la que mejor se adapte a su operación. Dedique el tiempo necesario para aprender a utilizar las características de su software de gestión de proyectos, de modo que pueda optimizar su uso para ofrecer un alto grado de eficiencia a todos sus flujos de trabajo.
Paso 5: Compartir la misma visión a través de la comunicación
Los malentendidos y la mala comunicación pueden introducir incertidumbre y caos en su cartera de proyectos, lo que puede costarle mucho tiempo y dinero.
Antes de lanzar un proyecto, reúnase con todos los interesados para asegurarse de que todos comparten las mismas expectativas. Revise todos los indicadores, especificaciones y requisitos clave del proyecto y fomente la retroalimentación de todos los involucrados.
A pesar de un excelente comienzo, su proyecto todavía puede desviarse de su curso. Asegúrate de que todos los interesados sepan que el alcance, el presupuesto y los requisitos del proyecto pueden requerir ajustes a medida que avanzas hacia la fecha límite. Utiliza tus fuertes hábitos de comunicación y canales abiertos para mantener a todos informados de cada desviación del plan original.
Después de completar un proyecto, siempre haga un seguimiento con los interesados para obtener su opinión sobre la experiencia. Hacerlo ayudará a verificar sus logros y su ejecución. Un examen minucioso de un proyecto terminado también puede poner de relieve los cuellos de botella en la comunicación y la adopción de decisiones que se pueden abordar en la preparación de su próximo proyecto.
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En conclusión
La administración de su cartera de proyectos mediante la vigilancia de la capacidad y la priorización de su trabajo puede contribuir en gran medida a mejorar la productividad de la empresa.
Además, el uso de Kanban y otras estrategias similares para gestionar sus recursos, junto con la utilización de su software de gestión de proyectos, le ayudará a crear presupuestos y calendarios, al tiempo que tendrá acceso a sólidos informes de situación.
Por último, el establecimiento de una visión compartida con precisión entre todos los interesados en el proyecto mejorará las posibilidades de que su proyecto cumpla las expectativas. Cuando se gestiona adecuadamente la cartera de proyectos, se experimenta un aumento impresionante de la productividad y la eficiencia, que también impulsa los resultados.
Biografía del autor:
Heather Redding es una ávida lectora, escritora independiente y adicta al café de Aurora, Illinois.
Cuando no está trabajando, Heather disfruta de la natación, la fotografía y los paseos. Puedes contactar con Heather a través de Twitter.
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