Véase también Toma de notasEn
el transcurso de su carrera, así como en otros momentos de su vida, es muy posible que se le pida que tome las actas de una reunión. Incluso se le puede pedir que asuma un papel formal como secretario de un grupo u organización, ya sea de forma voluntaria o como un puesto remunerado.
En esta capacidad es esencial que sepa lo que hay que hacer, y que sea capaz de tomar notas claras y precisas porque el papel del secretario es principalmente crear un registro oficial de la reunión.
La responsabilidad del secretario
El papel del secretario en cualquier grupo formal es ser el guardián del proceso de las reuniones. Normalmente es la persona que hace los arreglos para las reuniones, incluyendo las reuniones generales, y mantiene los registros formales del proceso y las decisiones del grupo: las actas de la reunión. Esto puede incluir el mantenimiento de registros de la correspondencia.
Esta página se centra en gran medida en los aspectos formales de la función del secretario y, en particular, en la relativa a las reuniones.
Preparación: Antes de la reunión
Hay un número de cosas que el secretario necesita saber antes de una reunión, la mayoría de las cuales pueden ser fácilmente averiguadas preguntando a la persona que debe presidir la reunión.
Las más importantes son:
- ¿Quién se espera que haga los arreglos para la reunión, incluyendo la búsqueda de un lugar de reunión y la organización de refrescos adecuados y cualquier servicio audiovisual? A menudo es el secretario.
- ¿Quién es el responsable de preparar el orden del día? Cada presidente tendrá su propia preferencia, pero esto también suele ser una responsabilidad de secretaría, trabajando con el presidente. Puede haber otras personas que tengan derecho a añadir temas al orden del día. Vea nuestra página: Preparando la Agenda para más información.
- El secretario tiene la función de asegurarse de que el orden del día no esté sobrecargado, lo que puede incluir el debate con el presidente y otras personas sobre lo que podría posponerse a una reunión posterior, y lo que podría cubrirse en un informe escrito.
- ¿Qué tipo de notas o actas se requieren? ¿Necesitan ser actas formales que establezcan quién dijo qué, o notas breves que registren las acciones acordadas?
- ¿Con qué rapidez hay que producir y hacer circular las notas o actas después de la reunión?
- ¿Cuál es el proceso para autorizar las notas para su publicación? A algunos presidentes les gusta aprobar las actas antes de que sean enviadas más adelante, mientras que otros prefieren que se distribuyan a varios asistentes clave al mismo tiempo.
Si usted es nuevo en su papel de secretario, también vale la pena averiguar quién se espera que asista, las organizaciones que representan y algunos de los temas que se han planteado en reuniones anteriores.
Esto le ayudará a entender lo que está pasando. Puede hacerlo mirando las actas de reuniones anteriores, y también preguntando al presidente qué es probable que se discuta.
El secretario es responsable de enviar los documentos de la reunión. Esto incluirá, pero no se limitará a, el orden del día, las actas de la última reunión, y cualquier documento de discusión o información.
El día de la reunión
El día de la reunión, hay varias cosas que el secretario tendrá que hacer:
- Asegúrate de saber quién se espera que asista a la reunión. Si el edificio tiene guardias de seguridad, puede que tenga que proporcionar una lista de asistentes.
- Ve al lugar temprano y comprueba que todo está bien. Si eres responsable de los preparativos de la reunión, asegúrate de que todo está ahí, la sala está bien dispuesta, cualquier equipo audiovisual funciona, hay suficientes sillas, y los refrescos han llegado.
- Puede que quieras pensar en quién se sienta dónde, e incluso marcar nuestro plan de asientos, ya que esto marca una gran diferencia en la forma en que se desarrolla la reunión. Deberías asegurarte de que la silla está sentada en el centro y que tú estás sentado a su lado.
- Asegúrese de tener suficientes copias de los documentos para los que no han traído una copia. Si hay muchas ponencias, puede ser conveniente ordenarlas en una carpeta utilizando los números de página/sección para que los participantes puedan encontrar fácilmente las ponencias relacionadas con el debate actual.
- Si utiliza tarjetas de identificación, colóquelas en orden alfabético en una mesa junto a la puerta, donde los asistentes puedan recogerlas cuando lleguen.
Bienvenida y presentaciones
El acta deberá incluir una lista completa de los presentes y de todos los que enviaron disculpas.
Para evitar que garabatees frenéticamente mientras la gente se presenta alrededor de la mesa, haz circular una hoja de inscripción pidiendo a la gente que dé sus nombres, organizaciones y datos de contacto. Anota las disculpas por las ausencias durante las presentaciones: la gente a menudo se presenta como «El sustituto de fulano y, por cierto, envía sus disculpas».
El asunto principal
La forma de tomar notas en la reunión depende de la formalidad de las actas.
Si sólo está informando de un breve resumen de la discusión, además de cualquier punto de acción, entonces puede permitirse escuchar la discusión y luego resumirla en forma de nota.
Sin embargo, si se espera que escriba los puntos principales de cada orador, entonces tendrá que hacer un conjunto más completo de notas, incluyendo los nombres o iniciales de los oradores.
Es una cuestión de elección si utiliza un ordenador portátil o un bolígrafo y papel para tomar notas, aunque es mejor comprobar con el presidente por adelantado, especialmente en un papel pagado.
Consejos prácticos para escribir un acta
- Desarrolle su propia taquigrafía para las palabras o frases clave o la jerga en su campo, de modo que sólo pueda utilizar iniciales para las frases comunes.
- Utilice iniciales para identificar a los oradores en sus notas. Si no está seguro del nombre, utilice la organización: nadie se opondrá a que se le identifique como «Representantes de x organización», pero los puntos de vista no atribuidos podrían meterle en problemas.
- Si varias personas hacen el mismo punto, sólo agregue «X e Y están de acuerdo».
Vea nuestra página: Toma de notas para más información.
Apoyando el proceso
Es el trabajo del presidente gestionar el proceso de la reunión, pero hay varias cosas que el secretario puede hacer para ayudar.
Esto incluye:
- Pasa silenciosamente una nota al presidente destacando cualquier asunto con el tiempo del orden del día, o deslizamiento, o cuando el café está por llegar.
- Recapitulemos y resaltemos la discusión. Esto es particularmente útil cuando la gente está empezando a hacer los mismos puntos de nuevo.
- Pedir una aclaración de un punto en particular si no lo entiende. Lo más probable es que si usted no lo hace, otros tampoco lo harán y, de todos modos, usted necesita entenderlo para poder anotarlo correctamente.
- Una vez que se ha acordado una acción, compruebe quién va a llevarla a cabo. No es raro que en una reunión se acuerde que una acción es necesaria, y cuál es esa acción, sin asignar quién es responsable de ella. Usted, como secretario, puede asegurarse de que esto no ocurra.
Dependiendo del tipo de organización, si estás en un nivel bastante bajo, o si el papel es voluntario y eres un miembro elegido de un comité, probablemente es mejor discutir estas responsabilidades con el presidente de antemano para asegurarse de que tu intervención será bienvenida.
¡ADVERTENCIA!
Es fácil distraerse con una discusión interesante y olvidarse de escribir algo. Intenta mantenerte concentrado en tu tarea en todo momento, incluso cuando la discusión se desarrolla en círculos. El presidente puede pedirle que recapitule en cualquier momento.
Después de la reunión
Ahora sí que empieza el trabajo!
Es mejor empezar a escribir las actas lo antes posible después de la reunión. Por muy transparentes que parezcan sus notas en la reunión, no serán tan claras 24 horas después, y si las deja durante dos semanas se preguntará si realmente fue usted en la reunión.
Las actas deben seguir el orden del día. Incluso si alguien volvió a tratar un tema en particular más tarde en la reunión, debe incluir ese debate en el tema original de la agenda. Asegúrese de incluir todos los puntos clave de la discusión, las decisiones tomadas y las acciones acordadas, junto con quién es responsable de las acciones.
Los minutos casi siempre se escriben en tiempo pasado, y por lo general en voz pasiva («X estableció que y debía suceder; se acordó que Z sería responsable»). Use «would» en lugar de «will» para lo que va a suceder, especialmente con los minutos formales.
Es una cuestión de estilo si se utilizan nombres, títulos más apellidos o iniciales para referirse a los oradores. Compruebe con la silla, o mire los minutos pasados para ver lo que se ha hecho antes, y use el mismo enfoque de forma consistente.
Comprobando y aprobando
Si eres nuevo en la escritura de actas, puede ser aconsejable enviar las actas a una o dos personas de confianza para que las revisen y comenten antes de que las difundas más ampliamente.
Una de estas personas probablemente debería ser la silla, a menos que ellos mismos le hayan pedido que los envíe a alguien más primero. Una vez que el acta haya sido aprobada por el presidente, puede ser circulada más ampliamente entre los asistentes y, si es necesario, publicada en un sitio web. Tenga en cuenta que los asistentes pueden desear corregir cualquier error, y las correcciones deberán incorporarse en el siguiente conjunto de actas.
Más sobre las reuniones:
Planificar reuniones | Establecer una agenda
La función del Presidente
Reuniones conscientes
Vea también:
Toma de notas
Roles de grupo
Consejos para organizar grandes reuniones en el trabajo