Ver también: Presentando a DataPocos
de nosotros se sienten completamente cómodos escribiendo una presentación. Hay algo muy desalentador para muchas personas sobre el proceso de trasladar sus pensamientos de la cabeza al papel (o a una serie de diapositivas en la computadora).
Sin embargo, hay cosas que puedes hacer para ayudarte a ti mismo. Estas incluyen conocer bien su material y tomarse el tiempo para considerar lo que quiere decir.
Esta página ofrece consejos sobre cómo escribir una presentación. Discute la escritura inicial y también explica cómo revisar y editar su trabajo. Esto ayudará a asegurar que su presentación sea lo más efectiva posible.
Antes de empezar…
Antes de empezar a escribir su presentación, necesita cierta información: el objetivo, el tema y los detalles de la audiencia, por ejemplo. Para más información sobre esto, vea nuestra página sobre la preparación de su presentación.
Basándose en la información que ha reunido, también debería haber empezado a desarrollar sus ideas y seleccionar los puntos principales a incluir. Para más información sobre esto, vea nuestra página sobre Organización de su material.
Algunos puntos de partida básicos
Hay dos cosas muy importantes que hay que recordar cuando se empieza a escribir una presentación:
1. Dale a tu presentación una introducción, un mensaje principal y una conclusión.
Algunas personas lo resumen como «di lo que vas a decir, dilo, y luego di lo que has dicho».
Sin embargo, esa no es toda la historia. Tu introducción necesita «preparar el escenario» un poco y dar una idea general de lo que vas a cubrir en tu presentación. Si utilizas un software de presentación como PowerPoint, esta debería ser una sola diapositiva. Su conclusión necesita resumir y presentar su mensaje principal a su audiencia, probablemente de nuevo en una sola diapositiva.
TOP TIP!
Si usted está tomando preguntas después de su presentación, y está usando PowerPoint, probablemente tendrá una diapositiva en la pantalla durante las preguntas. Por supuesto, podría tener una última diapositiva que diga algo como «Gracias por escuchar, ¿alguna pregunta?», o que dé sus datos de contacto.
Sin embargo, también puedes dejar una diapositiva final que resalte tus conclusiones.
Esto ayudará a asegurar que sus mensajes clave permanezcan en la mente de su audiencia.
2. Piense en usar historias para transmitir su mensaje
Estamos conectados por miles de años de evolución para escuchar historias. Las historias nos ayudaron a sobrevivir recordándonos comportamientos importantes. Por lo tanto, tendemos a recordarlos mucho mejor que las listas secas de hechos o los puntos de bala.
Es mucho más fácil trabajar con esto que ignorarlo.
Hay dos aspectos de esto.
- Primero, deberías tratar de pensar en tu presentación como si estuvieras contando una historia a tu audiencia. ¿Cuál es el punto que estás tratando de hacer, y cómo puedes transmitirlo mejor?
- En segundo lugar, es útil utilizar historias como parte de su presentación. Por ejemplo, si empiezas contando una historia o anécdota, actuará como un «gancho» para atraer a tu audiencia. También puedes utilizar historias para ilustrar cada punto que quieras exponer. Por supuesto, tu historia tiene que estar vinculada a tu mensaje principal, porque puedes garantizar que tu público recordará la historia mucho más tiempo que la conclusión.
Estructurando su presentación
La estructura y el contenido de su presentación será, por supuesto, única para usted.
Sólo tú puedes decidir la mejor manera de presentar tus mensajes. Sin embargo, puede que quieras considerar algunas estructuras de presentación estándar para inspirarte:
1. Aprovechar el poder de tres
En la oratoria y el debate retórico, así como en mucha comunicación, el tres es un número mágico. El cerebro encuentra relativamente fácil comprender tres puntos a la vez.
La gente encuentra tres puntos, ideas o números, más fáciles de entender y recordar que cuatro o más.
Por lo tanto, podría estructurar su presentación usando el número mágico de tres.
Por ejemplo, su presentación debe tener tres elementos principales: la introducción, el medio y las conclusiones. Dentro del cuerpo principal de su presentación, divida su mensaje clave en tres elementos y luego amplíe cada uno de estos puntos en tres subpuntos. Si utiliza una ayuda visual como PowerPoint, limite el número de viñetas a tres en cada diapositiva y amplíe cada una de ellas a medida que avance.
TOP TIP!
¿Qué debería hacer si tiene más de tres puntos para hacer?
Redúzcalos hasta que no tenga más de tres puntos!
Su audiencia probablemente sólo recordará tres de sus cinco o seis puntos de todos modos, pero ¿cuáles tres? Haga el trabajo por ellos, e identifique los tres puntos más importantes, y deje los otros fuera.
2. ¿Qué, por qué, cómo?
Una estructura alternativa utiliza las preguntas «¿Qué?», «¿Por qué?» y «¿Cómo?» para comunicar su mensaje a la audiencia. En cierto modo, esto también aprovecha el poder de tres, pero es un caso especial para impulsar la acción.
- «¿Qué?» identifica el mensaje clave que desea comunicar. Piensa en el beneficio de tu mensaje para tu audiencia. ¿Qué ganarán, qué pueden hacer con la información y cuál será el beneficio?
- «¿Por qué?» se refiere a la siguiente pregunta obvia que surge para la audiencia. Una vez que se le haya dicho «qué», la audiencia naturalmente comenzará a pensar «¿por qué debo hacer eso?», «¿por qué debo pensar eso?» o «¿por qué debe ser así?». Abordar directamente la pregunta «¿por qué?» en la siguiente etapa de su presentación significa que está respondiendo a estas preguntas y que su charla sigue una ruta natural a través del material. Esto asegurará que tenga a la audiencia de su lado inmediatamente.
- «¿Cómo?» es la pregunta final que surge naturalmente en la mente de la audiencia. Quieren saber cómo van a lograr lo que acabas de sugerir. Intenta no ser demasiado prescriptivo aquí. En lugar de decirle a la gente exactamente cómo deben actuar con su mensaje, ofrezca sugerencias sobre cómo pueden actuar, quizás usando ejemplos.
Debes tratar de respaldar lo que dices con pruebas. Puedes usar estudios de casos, ejemplos personales o estadísticas aquí, pero trata de asegurarte de que los usas en forma de historias.
Editar su contenido
Una vez que tenga un primer borrador de su presentación, es importante revisarlo y editarlo.
Esto ayudará a asegurar que realmente transmite su mensaje de la manera más efectiva.
Cuando edite el contenido de la presentación, debe tener en cuenta
- El lenguaje. Asegúrate de que lo que estás diciendo sea claro para tu público. Eliminen cualquier jerga y traten de usar un inglés sencillo en su lugar. Si es necesario, explique los términos cuando los use por primera vez.
- Estructura de la oración. Use oraciones cortas y mantenga la estructura simple. Recuerda que hablarás a través de tus ideas y que la audiencia escuchará en lugar de leer.
- El flujo. Asegúrate de que la estructura de tu presentación guíe a tu audiencia a través de tus ideas y les ayude a sacar tu conclusión por sí mismos.
- Usar metáforas e historias para ayudar a la comprensión y la retención.
- «Ganchos» para conseguir y mantener la atención de la audiencia. Asegúrate de que has incluido varios «ganchos» en varios puntos de la presentación. Esto te ayudará a conseguir y luego mantener la atención de la audiencia. Estos pueden ser historias, o participación del público, o algunas ayudas visuales alternativas, como un video corto.
- Revisa, y vuelve a revisar, la ortografía y la gramática. Asegúrate de que cualquier diapositiva o ilustración de la presentación, títulos, pies de foto, folletos o similares estén libres de errores de ortografía.
TOP TIP!
Lo ideal sería que se tomara un descanso de la presentación antes de editarla para poder mirar su escrito con un par de ojos frescos.
También puede pedir a un amigo o colega que eche un vistazo, en particular a la fluidez y el lenguaje. Si es posible, pregúntele a alguien que no esté familiarizado con el material.
Un pensamiento final
La redacción de su presentación es realmente la etapa final de su preparación.
Si has hecho tus deberes, ya tendrás claro el motivo de tu presentación, el tema y los puntos principales que quieres exponer. Por lo tanto, ponerlo por escrito debe ser relativamente sencillo.
Continúa:
Decidir el método de presentación
Preparación para una presentación
Ver también:
Organización del material de presentación
Trabajando con ayudas visuales
Lidiar con los nervios de la presentación
Lidiar con las preguntas