Ver también: Consejos para la redacción de textos comercialesUn argumento comercial tiene por objeto convencer a los principales responsables de la toma de decisiones de los méritos de
un determinado curso de acción.
Es una parte fundamental de la documentación del proyecto: si un resumen del proyecto describe lo que hay que hacer y un plan de proyecto explica cómo, el caso de negocios establece el por qué.
Un buen business case explicará el problema, identificará todas las opciones posibles para abordarlo y permitirá a los responsables de la toma de decisiones decidir qué línea de acción será la mejor para la organización.
También permitirá evaluar cualquier cambio en el alcance o la escala temporal del proyecto en relación con el propósito original.
¿Qué ha sucedido ya?
Antes de redactar un caso de negocio, debería haber realizado una buena cantidad de investigación sobre el problema y las posibles soluciones. En esta página se supone que ya has hecho ese trabajo, ya sea por tu cuenta o como parte de un grupo de trabajo.
La estructura del caso de negocio
Un caso de negocios debe guiar al lector a través del problema, considerar varias soluciones y finalmente decidir qué opción es la mejor. Por lo tanto, necesita una estructura clara, con muchos títulos y subtítulos para guiar al lector.
Consejo de cabecera!
Muchas organizaciones tienen una plantilla para los casos de negocio, que establece la estructura y el formato necesarios, así que compruebe si existe una en su empresa antes de empezar.
Las secciones que normalmente se requieren en un caso de negocios son:
1. 1. Resumen ejecutivo
El resumen ejecutivo resume el caso comercial, incluyendo su recomendación. A menudo es mejor escribirlo en último lugar, cuando se tiene claro el curso de acción recomendado, y por qué. Recuerde que algunos responsables de la toma de decisiones sólo pueden leer el resumen ejecutivo, por lo que debe asegurarse de que ha incluido todo lo relevante.
2. Introducción
Esta sección presenta el caso de negocios y expone brevemente de qué se trata.
3. 3. Exposición del problema
Este debería ser un breve párrafo que exponga el problema. Debe relacionarse con la estrategia o visión de la organización para demostrar la importancia que tiene para ella la solución del problema.
4. Análisis
En esta sección se ofrece una exposición más detallada del problema y de las razones por las que es importante abordarlo. Debe incluir cualquier análisis que usted u otros hayan realizado para identificar el impacto o las razones del problema. Las pruebas sólidas siempre son útiles: el número de personas afectadas, o el costo para la empresa o sus clientes. En este punto, es apropiado mencionar a cualquiera que haya participado en el trabajo dentro o fuera de la organización.
5. Discusión de las posibles opciones
Debe identificar y discutir todas las opciones posibles para abordar el problema, incluyendo no hacer nada. Para cada una de ellas, deben discutir:
- Los beneficios: por qué sería una buena idea hacerlo, incluyendo en qué medida aborda el problema;
- Los costos, incluidas las necesidades de recursos. Suele ser útil incluir aquí cifras y gráficos;
- La probable escala de tiempo para el proyecto, y para ver un retorno de la inversión, con las razones; y
- Los riesgos, tanto de hacerlo, como de que ello pueda impedir el éxito de la ejecución.
En la medida de lo posible, deben ser realistas y preferiblemente apoyadas por datos sólidos. En los casos en que se hayan hecho estimaciones, éstas deberán basarse en una fuente razonable, que deberá citarse si es posible.
6. Recomendación
Por último, debería hacer una recomendación sobre cuál es la mejor opción, sopesando los costes y beneficios.
7. Detalles de la opción elegida
Dependiendo de las preferencias de su organización, la naturaleza del caso de negocio, y cómo se sienta al respecto, puede que en esta etapa desee incluir una consideración más detallada de su opción elegida. Alternativamente, podría incluir un análisis más detallado en un apéndice, incluyendo todos los datos de apoyo, o proporcionar un informe posterior con todos los detalles del proyecto.
Si incluye más detalles, esta es una buena oportunidad para incluir un plan de proyecto esquemático (para más información, consulte nuestras páginas sobre Gestión de proyectos y Planificación de proyectos) y un análisis de riesgos más exhaustivo y completo (para más información, consulte nuestra página sobre Gestión de riesgos).
Esto demostrará que usted ha pensado en el proyecto con cierto detalle y tiene una idea razonable de cuánto tiempo llevará, qué recursos serán necesarios y cómo mitigar los riesgos. Esto debería ayudarle a evaluar si la organización es actualmente capaz de llevar a cabo el trabajo, o si se necesitarán recursos adicionales.
También debe hacer algunas propuestas para la gestión del proyecto, incluyendo un grupo para supervisar el proyecto y cualquier punto crítico de decisión.
Es posible que su organización requiera una evaluación financiera detallada, incluidos los costos de oportunidad del proyecto, y algunos descuentos si el período de amortización es de varios años. Si es así, es casi seguro que habrá directrices detalladas en alguna parte, incluido un factor de descuento, que tendrá que seguir.
En el sitio web costo de oportunidad es una medida de lo que podría haber hecho con el dinero en lugar de invertir en este proyecto. En su forma más simple, es la tasa de interés que habría ganado en el banco pero, en tiempos económicos difíciles, también es una medida de lo que otros proyectos no seguirán adelante si éste lo hace.
Descuento es una forma de medir el valor actual de los pagos que se recibirán en el futuro para permitir la comparación directa de los proyectos con diferentes tiempos de amortización. Tiene en cuenta el valor de tener algo ahora, en lugar de después.
La forma más fácil de pensar en ello es el interés que pagas por un préstamo o una hipoteca: quieres que el dinero compre algo ahora para estar preparado para pagar más en lugar de esperar hasta que hayas ahorrado. Los economistas han calculado lo que «la persona promedio» está dispuesta a pagar para tener algo «ahora» y esto se aplica a menudo como un «factor de descuento» estándar para el análisis de la inversión.
También es útil incluir información sobre los resultados y los criterios de éxito: ¿cómo sabrá que su proyecto ha tenido éxito?
8. Conclusión
Concluya el caso de negocio con un recordatorio de por qué es importante abordar el problema y la acción que desea que el lector tome como resultado de la lectura, por ejemplo, acordar un curso de acción o aprobar un trabajo posterior. Asegúrese de que ha dejado claro por qué su propuesta es la mejor manera de abordar el problema.
Un caso de negocios suele estar dirigido a personas sin un conocimiento detallado del tema. Por lo tanto, es necesario evitar la jerga y mantener el lenguaje tan simple como sea posible.
Use frases cortas y divida el texto con muchos subtítulos.
Los párrafos no deben tener más de cuatro o cinco líneas de longitud, y se debe dejar una línea entre los párrafos. Más corto es mejor que largo.
También deberías tratar de desarrollar un sentido de la urgencia. Aclarar cuándo se necesita una decisión y por qué esa fecha es crucial.
Una breve nota sobre la revisión y corrección de pruebas
Como con cualquier cosa escrita, siempre es una buena idea mirar de nuevo a su trabajo después de un descanso. Si es posible, hágalo un día después, pero si no es posible, entonces al menos unas horas. También es una buena idea conseguir que alguien más revise tu trabajo.
Sigue refiriéndote al caso del negocio
Una vez aprobado, su caso de negocios no es un documento estático. Cada cambio en el proyecto debe ser considerado en su contra y, si se acuerda, debe ser incorporado de manera que el caso de negocios siga siendo un registro completo del proyecto. Esta es una parte vital de la gestión de cualquier proyecto (véase nuestra página sobre Gestión de proyectos para más información).
También puede ser útil remitirse al caso empresarial cuando se supervise y evalúe el progreso para comprobar los objetivos originales y asegurarse de que el proyecto va a seguir produciendo los beneficios propuestos.
Lectura adicional de Habilidades que necesita
La guía de habilidades que necesita para el auto-empleo y
Dirigir su propio negocio
Si está pensando en dirigir su propio negocio, o ya lo hace, pero siente que necesita alguna orientación, entonces este eBook es para usted. Lo lleva a través del autoempleo en pasos fáciles, ayudándole a asegurar que su negocio tenga más posibilidades de éxito.
La Guía de Habilidades que Necesita para el Autoempleo y la Administración de su Propio Negocio es la guía que ningún nuevo o aspirante a empresario puede permitirse el lujo de prescindir!
Basado en nuestro popular contenido de auto-empleo y emprendimiento.
Continúa:
Desarrollo de una idea de negocio
Persuasión y habilidades de influencia
Ver también:
La escritura de ventas es una forma de arte: 5 maneras de pulir tus habilidades
Las habilidades de escritura son esenciales para cualquier profesional, no sólo para los escritores
Cómo la escritura creativa te hará mejor en los negocios
Cómo redactar y aplicar una política de salud y seguridad