Véase también: Reuniones conscientesMientras que
nuestra página sobre Reuniones efectivas toca el propósito de una agenda, y cómo establecer una, nuestra página, El papel del secretario explica que la fijación de la agenda es una tarea que normalmente se lleva a cabo por el presidente y el secretario juntos.
Esta página proporciona más detalles sobre esta tarea esencial y le ayudará a elaborar agendas que apoyen reuniones de alta calidad y efectivas.
¿Qué es una agenda?
En su forma más simple, una agenda establece la lista de temas a ser discutidos en una reunión.
Debe incluir:
- El propósito de la reunión; y
- El orden de los temas a tratar, para que la reunión cumpla su propósito. Esto conformará más tarde el acta de la reunión.
El orden del día puede incluir más o menos detalles, y a menudo contendrá cronologías para cada tema.
Un orden del día es una herramienta para los asistentes, incluyendo, pero no limitado a, el presidente y el secretario. Cumple varias funciones, antes, durante y después de una reunión.
Estas funciones incluyen:
- Ayuda a los potenciales asistentes a decidir si necesitan asistir. Al establecer lo que se discutirá, y por cuánto tiempo, muestra a los potenciales asistentes si son cruciales para la discusión y si es crucial para ellos. Entonces pueden tomar una decisión informada sobre si asisten o hacen su contribución por escrito o a través de otro asistente.
- Ayuda a los invitados a prepararse para la reunión. Junto con cualquier documento, les permite entender lo que se va a discutir y pensar en los temas con antelación. También pueden preparar cualquier hecho o cifra para tener a mano la información necesaria para hacer una contribución efectiva.
- Proporciona una estructura para la reunión. Significa que cualquiera que se desvíe del tema puede volver al asunto en cuestión rápida y fácilmente.
- Del mismo modo, permite al presidente controlar la reunión. Para ello es especialmente útil un orden del día cronometrado, ya que el presidente puede pasar al siguiente tema cuando se acabe el tiempo, pidiendo a los asistentes que continúen el debate en otro lugar si es necesario.
- Por último, da una forma de juzgar el éxito de la reunión. Debido a que el orden del día incluye el propósito, los asistentes pueden ver si la reunión ha logrado su objetivo o no. Esto deja claro si son necesarias futuras reuniones sobre el mismo tema.
Cómo establecer una agenda
Hay, en general, cinco o seis grandes áreas que deben ser cubiertas en una agenda:
- LogísticaEsto incluye la fecha, hora y lugar de la reunión, su título y una lista de los asistentes invitados.
- ObjetivoEl propósito de la reunión, y cualquier información de fondo como si es la primera de una serie de reuniones.
- Limpieza Esto debería incluir la bienvenida y las presentaciones y cualquier disculpa por la ausencia. También debería abarcar la aprobación de las actas anteriores y cualquier asunto derivado de ellas que no se trate en otra parte del orden del día. En una reunión oficial, la gestión interna también abarcará cualquier enmienda que sea necesaria al último conjunto de actas, que debería documentarse oficialmente en las actas de esta reunión.
- Temas Esta es la «carne» de la agenda. Cada tema debe tener un número, un título y un presentador/director. También debe tener un límite de tiempo sugerido para el debate. El tiempo puede ser difícil de determinar sin la experiencia previa de la reunión. El secretario puede tener que preguntar al presentador/director cuánto tiempo cree que llevará un determinado tema y luego discutirlo con el presidente. La asignación final debe basarse en la importancia del tema para el objetivo de la reunión y su nivel de controversia. Un tema muy controvertido que es incidental para el objetivo de la reunión debe ser pospuesto para su discusión en otro lugar.
¡Cuidado!
En algunos contextos formales, ciertos grupos o individuos pueden tener el poder de pedir que se incluyan temas en la agenda. Esto tendrá que ser acomodado, ya sea haciéndolo o negociando cuidadosamente otra oportunidad de discusión si la agenda ya está demasiado llena.
- Cualquier otro asunto (AOB)Muchas agendas terminan con un punto sobre «Cualquier otro asunto» o «AOB». Si bien esto puede ser una oportunidad para que los asistentes señalen algo para su inclusión en una agenda futura, también puede ser muy perjudicial para el buen desarrollo de la reunión. Los asistentes pueden utilizar AOB para secuestrar una reunión para sus propios fines y cambiar todo el sentimiento de la reunión, a menudo de una discusión muy positiva y centrada en la acción a una queja. Como la AOB tradicionalmente es la última, también es el punto que los asistentes probablemente recuerden, especialmente si fue de tono negativo. Una reunión bien dirigida, con un orden del día bien preparado, debería significar que nadie desea plantear ningún otro asunto.Por lo tanto, se recomienda encarecidamente que: No incluya la AOB como un punto del orden del día en absoluto; o Si incluye la AOB en el orden del día, está de acuerdo en que sólo será como una forma de plantear cuestiones para su debate en una reunión futura, o en otro lugar.El mal sentimiento de excluir la AOB puede evitarse ofreciendo a los asistentes la oportunidad de sugerir temas para su inclusión en el orden del día con antelación. Sin embargo, la decisión final sobre los temas que deben incluirse corresponde al presidente, tomada conjuntamente con el secretario, en su función de guardián del proceso.
- CerrarEsto debe incluir el resumen del presidente de la reunión, la fecha y la hora de la próxima reunión, y cualquier acción acordada y quién es responsable.
Consejo superior!
Las agendas deben ser generalmente documentos cortos, idealmente no más de una página.
Sin embargo, una breve nota explicativa de cada tema, incluyendo lo que es probable que se discuta y lo que está fuera de alcance, ayudará a los asistentes a prepararse mejor y apoyará al presidente en el control de la reunión.
Pausas en el orden del día
Algunas reuniones, por ejemplo, las reuniones formales de la junta directiva, o los días de ausencia, pueden durar todo el día, o incluso más de un día.
Los órdenes del día de esas reuniones obviamente deberán incluir descansos, por lo general al menos un descanso por la mañana y otro por la tarde, así como una pausa para el almuerzo.
Sin embargo, incluso una reunión más corta puede beneficiarse de uno o más descansos programados. Éstas ofrecen la oportunidad de debatir entre dos o más participantes fuera de la reunión principal, y también permiten que la reunión vuelva a funcionar si uno o más temas han llevado más tiempo del previsto.
Hacer que las reuniones sean más productivas
Un buen orden del día garantiza que el debate fluya pero esté centrado, que la reunión logre su objetivo y que sea un uso productivo del tiempo de los asistentes.
Tomarse el tiempo para preparar un orden del día será un tiempo bien empleado. También demostrará a sus asistentes que usted valora su tiempo tanto como el suyo propio. El esfuerzo también dará sus frutos más adelante: cuando la gente se entere de que sus reuniones funcionan bien y logran sus objetivos, será más probable que asistan a ellas en el futuro.
Véase también:
Reuniones – Planificación y estructura
Dirección de una reunión – El papel del presidente
El papel del Secretario y la toma de actas
Véase también:
Toma de notas eficaz
Planificación del proyecto
Planificación de la acción | Gestión del tiempo