Este es un puesto de invitado para Habilidades que Necesitas.
¿Quieres contribuir? Averigua cómo.
Mira también: Presupuestos¡Felicidades
! Tienes una oficina nueva, un espacio en blanco que puedes hacer tuyo. Tal vez hayas conseguido un nuevo trabajo y tengas una nueva y brillante oficina que lo acompañe. Tal vez has comprado espacio de oficina para tu puesta en marcha y acabas de recibir las llaves. O tal vez estás empezando a trabajar a distancia más a menudo en estos días y estás creando una oficina en casa.
No importa la razón de su nueva oficina, marca un momento emocionante en su carrera.
Pero montar una oficina, especialmente si se hace desde cero, puede convertirse rápidamente en un proyecto costoso.
- ¿Cómo sabes qué equipo necesitarás?
- ¿Debería comprar las cosas como las necesita, o estar preparado para prácticamente cualquier cosa?
Si tienes un presupuesto enorme, lo tienes fácil. Pero si eres como la mayoría de la gente, tienes que establecer tu oficina dentro de las limitaciones de un presupuesto. Y a menos que hayas conseguido una oficina enorme, probablemente tengas algunas limitaciones de espacio que también debes tener en cuenta.
Aquí hay algunos consejos para ayudarle a establecer una oficina pequeña pero completamente funcional, respetando el presupuesto.
Menos es más
Una cosa importante que hay que tener en cuenta al montar tu oficina es que serás más productivo en una oficina despejada.
Para mantener el desorden, llene su oficina sólo con lo esencial desde el principio.
- ¿Honestamente necesitas tener una docena de bolígrafos listos?
- ¿Vas a utilizar carpetas, cuadernos y resmas de papel de impresora?
Si la naturaleza de su trabajo significa que realmente necesita estos suministros básicos de oficina a granel, entonces por todos los medios, aprovisionarse de los suministros esenciales. Tener un sistema de almacenamiento organizado para ayudar a mantener los extras fuera de la vista también le ayudará a mantener una oficina limpia donde es más fácil concentrarse y hacer las cosas.
Ir a lo digital
Otra forma de reducir los innecesarios asaltos espaciales es utilizar tantas alternativas digitales como sea posible.
Un ejemplo es tener un sistema de enrutamiento telefónico que sea compatible con los teléfonos inteligentes. Esto hace que los teléfonos grandes y del tamaño de un libro sean obsoletos. Todavía se pueden tener extensiones para diferentes departamentos, configurar menús telefónicos y sistemas de correo de voz, y más.
Otro ejemplo de digitalización para liberar espacio en la oficina (y ahorrar dinero) es el uso de sistemas de archivo digital. El buen mantenimiento de los registros es vital para cualquier empresa, no importa cuán grande o pequeña sea. Sin embargo, esto no significa que necesites voluminosos archivadores o montañas de carpetas de manila.
Evite toda la molestia de tener que imprimir y almacenar archivos de papel adoptando un sistema de archivo digital que le permita organizar y acceder fácilmente a todo tipo de archivos. Sólo asegúrese de utilizar un sistema que haga una copia de seguridad automática de todos sus archivos y que le proporcione una excelente ayuda en caso de que algo funcione mal.
Considere también la posibilidad de mantener sus archivos de contabilidad en formato digital. Hay muchos programas de contabilidad (algunos de los cuales son gratuitos o al menos de precio razonable) que están basados en la nube y le permiten hacer un seguimiento de las facturas, los gastos o los impuestos.
¿Por qué llenar carpetas con papeleo que probablemente no volverá a ver cuando puede mantener todo en formato digital?
Olvídate de la máquina de fax
Dependiendo de la industria en la que trabaje, el fax es esencial para llevar a cabo los negocios diarios, o es un modo de comunicación anticuado.
Si caes en la última categoría, probablemente te encuentres con la necesidad de enviar algo por fax una vez en la luna azul. A menudo no es suficiente para justificar la compra de una máquina de fax, pero a veces la molestia de tener que ir a otro lugar para enviar por fax los documentos hace que parezca que vale la pena tener la máquina.
Y si usted realmente envía un fax a menudo como parte de su negocio, a veces puede preguntarse si siempre es la mejor manera de enviar un documento. Seguramente es un desperdicio de papel si tienes que imprimir un archivo sólo para enviarlo a través del fax. ¿Y entonces qué haces con las páginas impresas? ¿Debes almacenarlas o triturarlas?
Mantenga los aparatos de su oficina al mínimo mientras pueda enviar documentos a sus clientes y socios comerciales según sus preferencias cambiando a un servicio de fax en línea como eFax.
El concepto es simple: envías un documento por correo electrónico y el destinatario recibe el documento como un fax. Es el perfecto matrimonio de la vieja y la nueva tecnología que mantiene a todo el mundo feliz y también mantiene su oficina libre de una máquina menos voluminosa.
Obtenga el software esencial gratis, si es posible
El software puede comerse rápidamente su presupuesto si no tiene cuidado. Por suerte, hay algunas maneras de conseguir software gratuito o con descuento.
- Compruébalo con el departamento técnico de tu universidad o con la asociación de ex-alumnos. ¿Sabías que tu matrícula universitaria puede cubrir las descargas de software? Con la información de acceso de los estudiantes, podrías tener acceso a programas como Photoshop, Acrobat Pro, Office Suite, y muchos otros. A veces estas ofertas sólo están disponibles para los estudiantes actuales, pero como ex-alumno puede tener la suerte de que se le concedan las mismas ventajas. No hace daño comprobarlo.
- Utilice alternativas gratuitas a los programas de software populares de marca. Aunque a largo plazo puede facilitarle la vida si se atiene a programas como Word, con los que lleva mucho tiempo trabajando, estos programas no son baratos. Y si tiene un presupuesto limitado y está tratando de poner en marcha su negocio, el procesamiento de textos es un área en la que puede arreglárselas con alternativas gratuitas.
- En lugar de descargar software gratuito, considere la posibilidad de utilizar programas o aplicaciones en línea gratuitos. Ahorrará espacio en su disco duro y también se beneficiará de una gama completa de funcionalidades. Por ejemplo, hay muchos programas gratuitos de edición de imágenes en línea que proporcionan a la persona promedio todas las funciones principales de Photoshop, y algunas más. La única forma en que estos programas gratuitos no le proporcionarán lo que necesita es si es un diseñador gráfico profesional, en cuyo caso podría también derrochar en Photoshop.
La ergonomía es importante
Ahora que sabes cómo encontrar alternativas digitales a algunas de las voluminosas características de la oficina y cómo encontrar alternativas gratuitas a las costosas herramientas de software, es hora de pensar en las características físicas de tu oficina.
No se puede exagerar la importancia de estar cómodo en el escritorio durante largos períodos de tiempo. Preste mucha atención a la ergonomía para evitar la fatiga, los dolores y la rigidez que se producen al sentarse con una mala postura o en una posición incómoda durante todo el día. En resumen, vale la pena conseguir inmediatamente el tipo adecuado de escritorio, silla, lámparas y otros muebles. No escatime en algo incómodo y piense que «le ayudará» hasta que pueda comprar algo mejor.
Preste mucha atención a la posición de su teclado, la altura de su pantalla, la altura de su silla y la calidad de la luz sobre su escritorio.
Investigue la última información sobre el diseño ergonómico de la oficina para que pueda estar seguro de obtener una configuración que funcione bien para usted.
Le ayudará a evitar lesiones por esfuerzo repetitivo, dolores de cabeza y rigidez muscular, sólo por nombrar algunos.
Añade un toque de estilo
Finalmente, agregue un poco de estilo personal a su oficina.
Usted es el que pasará más tiempo aquí. Asegúrate de que tu entorno te hace feliz, mientras que también sigues siendo profesional. Las fotos de su familia o los recordatorios de su pasatiempo favorito o lugar de vacaciones le ayudarán a recordar por qué trabaja tan duro y le ayudarán a superar esos días difíciles.
Más lecturas de Habilidades necesarias
La guía de habilidades que necesita para el autoempleo y
Dirigir su propio negocio
Si estás pensando en dirigir tu propio negocio, o ya lo haces, pero sientes que necesitas alguna guía, entonces este eBook es para ti. Lo lleva a través del autoempleo en pasos fáciles, ayudándole a asegurar que su negocio tenga más posibilidades de éxito.
La Guía de Habilidades que Necesita para el Autoempleo y el Manejo de su Propio Negocio es la guía que ningún nuevo o aspirante a empresario puede permitirse no tener!
Basado en nuestro popular contenido de autoempleo y emprendimiento.
Con un poco de planificación, tu oficina puede ser un espacio en el que disfrutes estar, que no te sientas apretado o desordenado y que te ayude a ser productivo y exitoso en tu carrera.
Sobre el autor
Cathy Habas es una escritora profesional, editora y traductora español-inglés con base en Louisville, KY. Disfruta de los viajes por carretera y de pasar tiempo fuera con sus seis perros. Si quieres trabajar con Cathy en tu próximo proyecto, visita www.cathyhabas.com.
Continúa:
Habilidades de organización
Gestión de proyectos
Ver también:
Habilidades empresariales | Trabajo en equipo