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que en Francia se prohibió recientemente a los empleados que revisaran los correos electrónicos del trabajo después de las 6 de la tarde?
Nos demos cuenta o no, los diferentes países y culturas se acercan a los correos electrónicos de diferentes maneras. Esto puede conducir a graves problemas de comunicación.
La forma en que nos comunicamos entre nosotros ha alcanzado niveles que son como las escenas de una película futurista de ciencia ficción realizada en los años 80. La posibilidad de adjuntar este artículo a un correo electrónico y enviarlo a un editor de todo el mundo ha cambiado fundamentalmente la forma en que todos trabajamos.
Con toda esta tecnología nuestras vidas se han vuelto sin duda mucho más fáciles, sin embargo también ha causado problemas que deben ser superados, especialmente cuando se trata de trabajar a nivel mundial, intercultural y virtual.
Todos tendemos a usar el correo electrónico cuando trabajamos, sin embargo, ¿cuántos de nosotros realmente apreciamos las trampas que implica comunicarse de esta manera? Esto es especialmente cierto cuando se trabaja a nivel internacional – las diferencias de idioma y cultura tienen un gran impacto en la forma en que escribimos, leemos, interpretamos y utilizamos los correos electrónicos. Si se deja de lado, puede conducir a una mala comunicación, malentendidos, pérdida de tiempo, ineficiencias y pérdida de negocios.
De la misma manera que los diferentes países y culturas tienen diferentes enfoques de las reuniones o de la entrega de regalos, también enfocan los correos electrónicos de manera diferente. Considere estas posibles diferencias y el impacto que pueden tener en la comunicación.
Pregúntese
- ¿Cuál es el propósito de un correo electrónico?
- ¿Cómo se debe formatear?
- ¿Cuándo se debe enviar uno?
- ¿Cuál es el marco de tiempo en el que se espera una respuesta?
- ¿Pregunta detalles personales o es estrictamente de negocios?
- ¿Es un correo electrónico para informar, instruir o comprometerse?
- ¿Qué no es aceptable poner en un correo electrónico?
- ¿Qué tono o nivel de formalidad debe esperar?
Como se puede investigar la etiqueta de las tarjetas de visita cuando se viaja a Japón, uno debe mirar de manera similar cómo deben adaptar sus correos electrónicos cuando escriben a alguien en Japón, o donde sea.
En este breve artículo, veremos dos cuestiones importantes que deben considerarse cuando se envían correos electrónicos para el trabajo a escala internacional: el idioma y la cultura.
Idioma
El idioma inglés sigue siendo la lingua franca del mundo moderno de los negocios, aunque cada vez más personas hablan en realidad otros idiomas.
No es el más fácil de los idiomas, por lo que aquellos que no se sienten cómodos con él pueden cometer fácilmente errores que conducen a la confusión y a la incomprensión, y eso no va a facilitar precisamente las transacciones comerciales a pesar de la rapidez de la comunicación.
Si el inglés es su segunda lengua, esto puede llevar a errores de ortografía, mala gramática y como resultado una total falta de claridad. La persona que envía el mensaje puede haber tenido problemas para escribirlo, pero los que lo reciben ahora tienen el problema de averiguar exactamente lo que significa todo.
Piensa en la ambigüedad. Mira estas frases a continuación. Incluso un hablante nativo de inglés tendrá dificultades para descifrar el significado exacto o el énfasis; así que imagina si eres de la India o de Brasil.
- La señora golpeó al hombre con un paraguas.
- Le dio comida para gatos.
- El hombre vio al chico con los prismáticos.
- Son perros de caza.
- La vi agacharse.
¿Ves lo que quiero decir?
Entonces, ¿cómo puedes superar un problema de esta naturaleza? Es importante mirar más allá de la forma a la intención y si todavía hay confusión entonces responder al correo electrónico pidiendo aclaraciones sobre los puntos de los que no estás seguro. Otra buena sugerencia es enviar preguntas cerradas que simplemente requieren respuestas de «sí» o «no».
Si el inglés es tu lengua materna, es clave que empieces a adaptar tu estilo de escritura a un «inglés más internacional».
Recuerda que no todo el mundo leerá tus correos electrónicos y los entenderá a la primera; a algunas personas les puede llevar mucho tiempo digerir y descodificar un complejo correo electrónico en inglés.
Mantén los correos electrónicos simples – gramática simple, vocabulario simple y mensajes simples.
También debe evitar el uso de jerga, modismos o refranes que puedan confundir al lector en el otro extremo, lo que hace que pierda valiosos minutos en la investigación de una oscura frase en inglés.
Recuerde, todos podemos hablar y escribir en inglés, pero todos hablamos y escribimos de forma ligeramente diferente, así que tenga esto en cuenta la próxima vez que lea o escriba un correo electrónico a alguien en el extranjero.
Cultura
Cuando tienes un encuentro cara a cara con alguien de otra cultura no siempre es fácil. Sin embargo, con el beneficio del sentido común y teniendo a tu contraparte al otro lado de la mesa, puede hacerlo más fácil. Con los correos electrónicos, nadie tiene este lujo – puede ser sin rostro, sin voz y sin tono en todos los sentidos.
Las diferentes culturas utilizan diferentes formatos para los correos electrónicos y usted necesita aprender sobre esto. Algunas culturas adoptan una cultura formal al iniciar un correo electrónico dirigiéndose a alguien con su nombre y a veces incluso con su apellido. Otras culturas pueden no hacer esto en absoluto y simplemente se dirigen directamente al negocio en cuestión. Es necesario investigar porque si se envía un correo electrónico informal a alguien que está acostumbrado a recibir continuamente correos electrónicos formales, puede parecer brusco.
Las culturas también abordarán los correos electrónicos de diferentes maneras. Para algunos, el correo electrónico es la expresión formal de un interés comercial, es serio. Otros los ven como «con fines informativos» y no le asignan la misma sensación de gravedad.
Por ejemplo, un estadounidense puede enviar un correo electrónico a un proveedor con una larga lista de necesidades, plazos y preguntas esperando una respuesta rápida. El receptor en Pakistán podría sin embargo recibir el correo electrónico un viernes (un día sagrado) y encima de esto, ven el correo electrónico como una información sobre las cosas que necesitan para volver al remitente en «algún momento».
El enfoque del tiempo y la prioridad es completamente diferente. Como resultado de las diferencias, el americano ve al pakistaní como perezoso o incompetente y se queja, lo que lleva al pakistaní a ver al americano como grosero, prepotente y arrogante. En realidad, ninguno de los dos son ninguna de esas cosas.
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Conclusiones
El correo electrónico es una parte tan importante de la realización de negocios que no se pueden ignorar estas cuestiones. Es vital para reducir las posibilidades de malentendidos que pueden llevar los negocios en una dirección totalmente equivocada.
Las personas deben mantener una mente abierta para reducir estos errores de comunicación y hacer esfuerzos adicionales para tratar de entender de dónde viene la otra persona.
Sobre el autor
Neil Payne es Director de Marketing de Training South West, una empresa de formación del Reino Unido especializada en cursos de formación empresarial.
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