Véase también: Fijar precios y cobrar a los autónomosPedir
dinero es difícil en muchas culturas. Está tan arraigado que los nuevos autónomos suelen decir que la facturación es una de las partes más difíciles de ser autónomo.
Para muchos, perseguir las facturas impagadas es tan difícil que incluso pueden dejar una factura sin pagar en lugar de arriesgarse a molestar a un cliente o entrar en una confrontación.
Sin embargo, lo haces a tu propio riesgo. Es el comienzo de una pendiente muy resbaladiza. En vez de eso, necesitas recordar que has hecho el trabajo, y que mereces que te paguen por ello.
Esta página está diseñada para ayudarte a facturar de tal manera que te paguen, a tiempo, y que puedas perseguir cualquier pago pendiente con relativa facilidad.
Contratación y facturas
Su contrato inicial con su cliente, aunque sea informal, debe establecer claramente sus condiciones de facturación y pago.
Por ejemplo, podría decir:
- Facturaré al terminar el trabajo, y pediré que me paguen por transferencia BACS dentro de las 2 semanas de la fecha de la factura.
- Facturaré el último día del mes por el trabajo realizado durante ese mes, y pediré que se me pague antes del 7 del mes siguiente, ya sea por transferencia BACS o PayPal.
Esto establece las expectativas muy claramente.
¿Debería pedir un depósito?
Tomar un depósito significa que al menos has ganado algo si el cliente demuestra ser difícil y se niega a pagar. Por otro lado, estás reteniendo el dinero del cliente, ¿y si lo cancelan y lo piden de nuevo, o dicen que no lo has entregado? Es un buen balance.
Algunos de los sitios web independientes utilizan un sistema llamado Escrow, donde el cliente paga el dinero por adelantado, y el sitio web lo retiene hasta que ambos acuerden que el trabajo está completo. Esto les da a ambos cierta seguridad.
Por lo tanto, esto puede ser un buen compromiso, y es una muy buena razón para usar uno de estos sitios.
Cuándo facturar
Obviamente, debe facturar cuando diga que lo hará en el contrato. Pero, ¿cómo se decide qué es lo que debe ser?
La clave es probablemente la flexibilidad.
Algunos trabajos serán cortos, trabajos puntuales, y probablemente deberías facturarlos inmediatamente al terminar.
Otros trabajos serán más largos, o continuarán durante varias semanas o meses. Por lo tanto, es posible que desee facturar cada semana o mes, dependiendo de la cantidad de dinero involucrada.
TOP TIP!
Con los nuevos clientes o aquellos con un pobre registro de pagos, facture antes de que la cantidad adeudada sea muy grande, y no haga más trabajos hasta que le hayan pagado.
En otras palabras, ten un sistema donde factures a estos clientes cada semana, y pidas que te paguen inmediatamente, antes de hacer cualquier otro trabajo. Esto significa que puedes estar seguro de que te han pagado, y no te arriesgas a perder mucho dinero si hay un problema.
La cantidad que consideres «demasiado» depende de ti, pero ciertamente la pérdida de 5 días de trabajo es significativa para cualquier freelance.
¿Qué pasa con los clientes que no están de acuerdo con que el trabajo esté terminado, y siguen diciendo que enviarán más? Probablemente tenga sentido facturarles a final de mes, cuando haces tus otras facturas en curso.
Puedes explicar educadamente en un correo electrónico que estás contento de hacer más trabajo para ellos, pero no te gusta tener trabajos no facturados pendientes durante más de un mes (o dos, dependiendo del período). Por lo tanto, envía una factura, que desea que se pague lo antes posible, y cualquier otro trabajo puede ser objeto de una nueva factura más tarde.
Cómo facturar
Hay una serie de artículos que debe incluir en su factura. Estos son:
- Su nombre y dirección. Puede que te preocupe incluir tu dirección postal, pero esto es a menudo requerido por las oficinas de impuestos, para que los auditores de tu cliente puedan comprobar tu estado fiscal.
- El nombre y la dirección de su cliente (si es posible). Compruebe cómo desean que se dirija la factura, y si necesitan una dirección, o si basta con un nombre. Si su factura está siendo pagada por una empresa o institución, o si hay una cuestión de tener que reclamar los costos, puede haber un formato requerido.
- La fecha de la factura.
- Un número de referencia para la factura. Debería pedirle a sus clientes que lo utilicen como referencia en sus pagos y, si es posible, que le ayuden a rastrear los pagos.
- Detalles del trabajo realizado, por el que se está facturando. Puede ser más fácil detallar el trabajo en una segunda página, especialmente si es mucho, e incluir simplemente un resumen en la primera página.
- La fecha de vencimiento del pago y las condiciones del mismo. Esto le da la oportunidad de hacer un seguimiento de la factura dentro de un plazo razonable, y también deja claro si hay alguna condición (por ejemplo, no hará más trabajo hasta que se le haya pagado, o un pago posterior supondrá un cargo adicional en la siguiente factura).
- Cómo desea que le paguen. Incluya los datos de la cuenta bancaria, u otros detalles para el pago, y proporcione información sobre todos los métodos de pago que esté dispuesto a aceptar.
Una reflexión sobre los métodos de pago
Vale la pena investigar cuidadosamente los métodos de pago ya que puede haber cargos ocultos o condiciones que hagan que uno o más métodos no sean viables para usted.
Por ejemplo:
- Todas las tarifas de Western Union son pagadas por el remitente, lo que lo convierte en una forma confiable de recibir la cantidad de dinero requerida. Sin embargo, tendrá que comprobar que tiene un lugar en la localidad donde pueda recoger el dinero fácilmente, ya que el número de oficinas varía en las diferentes áreas.
- Las tarifas de PayPal son pagadas rutinariamente por el destinatario. Si va a utilizar este método de forma rutinaria, es posible que desee añadir un importe adicional a su factura para cubrir las tarifas.
- Algunos bancos cobran por recibir pagos del extranjero. Es posible que no encuentre ninguna información al respecto hasta que se le haya cobrado, así que, de nuevo, puede que desee añadir un porcentaje a la factura para cubrirlo.
Siempre puede pedir a sus clientes que añadan un porcentaje a la cuenta si pagan por métodos particulares (por ejemplo, PayPal).
También puede ser útil pedir a los clientes que le hagan saber si necesitan un recibo, ya que pasará mucho tiempo haciendo el papeleo si proporciona un recibo formal de cada pago. Por supuesto, es de buena educación enviar un correo electrónico rápido de confirmación del pago.
Búsqueda de facturas
Si configura su factura cuidadosamente, como se describe anteriormente, también habrá establecido la posibilidad de perseguir cualquier factura no pagada.
Por ejemplo:
- Proporcione una fecha de «vencimiento de pago», y puede perseguir si el pago no se recibe dentro de las 24 horas siguientes a esa fecha, señalando cortésmente que su factura ya está vencida, y pidiendo que el pago se pague inmediatamente.
- Incluya una facilidad para un «cargo por pago atrasado» o para detener el trabajo, y puede simplemente llevarlo adelante y agregarlo a la siguiente factura, o amablemente recordarles que no hará más trabajo hasta que haya recibido el pago.
Hay más ideas sobre cómo perseguir las facturas impagadas en nuestra página sobre la gestión de las relaciones con los clientes en curso.
La facturación no tiene por qué ser difícil
Como autónomo, debes aprender a facturar eficazmente y a perseguir las facturas impagadas. Sin embargo, no tiene que ser difícil. Esperemos que esta página haya mostrado cómo puedes hacer el proceso más fácil.
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