Vea también: Hablar en reuniones de consulta públicaMás
y más organizaciones necesitan ahora consultar públicamente sobre cualquier cambio en el área local, o en la prestación de servicios.
Las empresas que son empleadores importantes en una zona determinada pueden también desear consultar a los residentes locales antes de cambiar de ubicación y/o actividades.
Por lo tanto, cada vez es más importante poder organizar y dirigir una reunión de consulta pública eficaz.
En esta página se dan algunas ideas sobre lo que podría ser necesario hacer.
Hay varios aspectos de la planificación y organización de las reuniones de consulta pública que es necesario tener en cuenta.
Entre ellos se incluyen:
1. El momento oportuno
El momento de las reuniones de consulta pública es muy importante. Si lo haces mal, serás acusado de intentar ocultar cosas e impedir que la gente asista. Por lo tanto, es vital que considere quiénes podrían querer asistir, y qué hora sería la más conveniente para ellos.
Por ejemplo:
- ¿Desea que asistan principalmente personas de otras organizaciones? Si es así, durante el día es ideal, ya que lo harán como parte de su trabajo.
- ¿Es probable que los interesados sean miembros de la comunidad a título privado? Si es así, puede que necesite celebrar la reunión por la tarde.
2. El lugar de celebración
De nuevo, los asistentes son la clave de la decisión. El lugar tiene que ser lo suficientemente grande como para albergar a todos los que puedan asistir, y un lugar conveniente para los asistentes. También necesita no ser costoso si la consulta es a expensas del público, ya que es probable que sea muy criticado. También debe considerar si hay aparcamiento disponible y, si no, dónde sugiere que aparque la gente.
3. Una silla y/o un facilitador neutral
Especialmente si el tema es probable que sea controvertido, es una buena idea tener presente un facilitador neutral con mucha experiencia en la dirección de grandes reuniones y eventos.
Entre los ejemplos de buenas personas a elegir se encuentran un concejal de su ayuntamiento o de una zona vecina, un periodista o un consultor con experiencia en la dirección de reuniones de consulta pública.
Tendrás que pagar al presidente, así que asegúrate de que puedes pagar y justificar los honorarios.
Es una buena idea informar al presidente con mucha antelación sobre los posibles temas que se plantearán y quién podrá responder a determinados puntos. También es útil acordar el enfoque general, ya sea estar en «modo de escucha» o tratar de responder a las preocupaciones.
4. Asistentes de la(s) organización(es) involucrada(s)
Al igual que cuando se organiza una conferencia de prensa, hay que pensar en quiénes deben asistir de las organizaciones involucradas y cuál debe ser su papel.
Por ejemplo:
- ¿Quién debe presentar sus propuestas iniciales?
- ¿Alguien más necesita hacer una presentación sobre los detalles de alguna de las propuestas?
- ¿Planea realizar una sesión de preguntas y respuestas? Si es así, ¿qué experiencia necesita en el panel?
También debe asegurarse de que sus asistentes estén adecuadamente preparados. Si se propone realizar una sesión de preguntas y respuestas, practique un poco, especialmente si puede haber preguntas hostiles. Para más información sobre esto, vea nuestras páginas sobre Gestión de una Conferencia de Prensa y Comunicaciones de Crisis.
También debe asegurarse de que los presentadores se sientan cómodos con su papel, especialmente si no están acostumbrados a hacer presentaciones formales.
5. La agenda
Tienes que decidir una orden de ejecución y una duración. Si el evento dura más de dos horas, puede que también necesites incluir café y descansos para evitar que la gente se vaya.
Es una buena idea acordar el orden del día con el presidente neutral, ya que él o ella puede tener una contribución que hacer que ayudaría al desarrollo del evento.
En un evento de consulta pública, será conveniente disponer de algún medio para recabar las opiniones del público, ya sea a través de una sesión de preguntas y respuestas, o simplemente invitando a la gente a hacer comentarios, que se tendrán en cuenta.
Necesita acordar de antemano cómo lo hará, y si intentará responder a cualquier pregunta inmediatamente, o simplemente anotarlas todas para su consideración. Debes acordar esto con tu panel, y con el presidente independiente, y también decirle a la audiencia en el día para que sepan qué esperar.
6. La audiencia
Hay que decidir si su público va a ser sólo por invitación, o si pueden simplemente aparecer el día. Si quiere consultar sobre todo a organizaciones, entonces lo mejor será que sólo se invite. Sin embargo, debes ser consciente de que esto tiene el potencial de parecer elitista y excluir a algunas de las personas con mayores preocupaciones. Por lo tanto, sólo es apropiado en determinadas circunstancias, como cuando se consideran los detalles técnicos de una propuesta o cuando se desea recibir aportaciones de grupos particulares y no de individuos.
Cuando se invite a las organizaciones a enviar representantes, puede sugerir cuántos deben enviar, y explicar que hay limitaciones de espacio. También es necesario dar a las organizaciones tiempo suficiente para invitar a los representantes apropiados.
Si permites que la gente se presente ese día, debes considerar cómo vas a publicitar el evento. Los carteles en la organización u organizaciones afectadas es una buena opción, y también lo es la radio local. También puedes poner anuncios en los periódicos locales, utilizar tu propio sitio web y el de otros, e invitar a los grupos locales de interés especial a que lo publiquen entre sus miembros.
También debe considerar si quiere registrar su audiencia de alguna manera para saber quién ha asistido. Si es así, ¿qué información necesita y cómo la obtendrá? Por ejemplo, podría pedir a todos que firmen una hoja de asistencia al entrar, dando su nombre, dirección e interés en el tema. Si es así, asegúrense de tener muchas hojas para que no se produzca un retraso.
También debe considerar si desea hacer algún arreglo especial para algún miembro del público en particular.
Por ejemplo, si consulta sobre servicios que afectarán a personas discapacitadas en particular, debe hacer arreglos para que los usuarios de sillas de ruedas puedan asistir fácilmente. Si está consultando sobre servicios para madres con niños pequeños, ¿necesita proporcionar instalaciones de guardería?
7. Un Note-Taker
Necesitarán un registro del día, incluyendo todos los temas y preguntas planteadas. Podrían utilizar una taquígrafa, una grabación de audio de la reunión, o podrían utilizar un anotador. Depende de cuán completa sea la grabación, que es una decisión que se debe tomar con los responsables.
Si dispone de una persona que tome notas, podrá proporcionar inmediatamente alguna información sobre las cuestiones planteadas. Una persona razonablemente competente debería ser capaz de registrar todas las preguntas a medida que se formulan, y luego agruparlas ampliamente por temas, en un plazo de aproximadamente media hora después de finalizar la sesión. Por lo tanto, si tiene una pausa prolongada para el café o el almuerzo, debería poder retroalimentar las cuestiones clave que se planteen después y asegurarse de que su público sepa que ha escuchado sus preocupaciones.
8. 8. Sistema de sonido y otros equipos
Si vas a hacer una presentación formal, necesitas tener un equipo de alta calidad. Esto se puede proporcionar, especialmente si se utiliza una sala de conferencias, pero si sólo se utiliza una sala en un edificio público, puede no ser de muy alta calidad. Si se va a tener una sesión de preguntas y respuestas, todos tienen que ser audibles, lo que significa que todos necesitan micrófonos.
Puede que quiera contratar un sistema de sonido profesional, y alguien que lo maneje por usted.
9. Catering
Si necesitas o no proveer un catering depende de la duración de la reunión, y también de su tiempo.
El catering es caro, y por lo tanto ha pasado de moda en los eventos del sector público. Sin embargo, si le pides a la gente que esté presente por más de dos horas, al menos debes proveer una bebida. Si les pides que estén allí todo el día, no es irrazonable proporcionarles un almuerzo.
10. Disposición de los asientos
Puede que tengas que considerarlo:
- Donde sentarán a sus presentadores y panel, tanto durante su sesión, como el resto del tiempo. Puede que no quieran sentarse en el escenario durante las presentaciones. También deben decidir si necesitan quedarse durante toda la reunión, o si pueden irse después de su turno.
- Cuántos asientos de público necesitas proporcionar, y dónde deben ser colocados en la sala. También vale la pena tener un stock de sillas de repuesto si se presenta más gente de la que se espera.
11. Después del evento
Necesitarás alguna forma de retroalimentarte después del evento. Algunas consultas públicas están limitadas por requisitos reglamentarios, pero otras pueden ser totalmente abiertas. Es útil decir a la audiencia lo que va a suceder a continuación, y lo que pueden esperar del proceso. De lo contrario, es posible que en los próximos seis meses se encuentren con consultas sobre cuándo puede esperarse que alguien se entere de los progresos, y esto va a afectar seriamente a sus posibilidades de realizar cualquier otro trabajo.
Una palabra final
Esta página es en realidad sólo una guía rápida de algunas de las áreas que debería considerar si necesita organizar un evento de consulta pública.
El aspecto más importante de todo es probablemente recordar que se trata de miembros del público. Ellos desean contribuir, y usted necesita considerar cómo pueden hacerlo mejor. Los arreglos deben caer fuera de eso y, si se toma eso como punto de partida, es probable que tenga mucho más éxito.
Continúa:
Lidiar con las preguntas
Trabajando con ayudas visuales
Ver también:
Presentar a grandes grupos
Hablar con eficacia | Presentación personal | Escucha activa