Este es un post de invitado para «Skills You Need».
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Sólo hay un número limitado de horas en un día, así que automatizar algunas tareas liberará tiempo para otras.
La capacidad de pasar tareas a un programa automatizado puede ayudarle a avanzar en su carrera, permitiéndole enfocar su energía creativa en otra parte.
Aquí tienes ocho formas estupendas de hacerlo.
Hoy en día, el correo electrónico es la forma más fácil de conectarse con otras personas. Es rápido, simple y gratuito, lo que significa que tu bandeja de entrada probablemente esté llena de mensajes que necesitan ser contestados.
Es más que probable que algunos de esos correos puedan ser contestados con la misma respuesta. En lugar de copiar y volver a pegar su respuesta – o incluso volver a escribirla – automatice sus respuestas.
Si utilizas Gmail, puedes configurar respuestas enlatadas para que la respuesta a los correos electrónicos sea más rápida. Son fáciles de configurar y pueden utilizarse para crear formularios, recordatorios, cartas o informes de progreso, además de las respuestas regulares.
Si tu servicio de correo electrónico principal es Outlook, puedes configurar plantillas de mensajes. Con este programa, tienes la posibilidad de cambiar o añadir nueva información antes de enviar el correo electrónico si es necesario.
Otra forma de ayudar a reducir la cantidad de tiempo que se dedica a responder tus correos electrónicos es configurar tu bandeja de entrada para que los correos electrónicos prioritarios estén en la parte superior.
Si recibes muchos mensajes a lo largo del día pero sólo unos pocos necesitan ser atendidos inmediatamente, no pierdas el tiempo buscando en tu bandeja de entrada, tenlos por adelantado y de fácil acceso. Incluso puedes crear reglas y carpetas para los correos electrónicos con temas específicos o de ciertos remitentes para saber exactamente dónde están.
2. 2. Automatice sus medios sociales
El marketing debería ser una prioridad, lo que significa que usted pasa tiempo durante el día publicando en los sitios de medios sociales.
No hay duda de que probablemente estés posteando más de una vez al día, lo que significa que debes llevar un registro del tiempo y decidir qué vas a poner en tu página de Twitter o Facebook. Esto puede ser increíblemente lento. La automatización de este proceso liberará tu tiempo para otras tareas.
Aplicaciones como Hootsuite le permiten programar publicaciones para más de un sitio.
En lugar de hacer tiempo durante el día para sus publicaciones en los medios sociales, puede bloquear el tiempo una vez al día para programarlo para todo el día o la semana – lo que mejor le convenga. Luego, puedes pasar a otras tareas y dejar que las aplicaciones de automatización de medios sociales hagan su trabajo.
3. Automatizar las ventas y el marketing
Además de los medios de comunicación social, probablemente tengas otros servicios que utilices para promocionar a tus clientes actuales y potenciales, ya sea a través de correos electrónicos o llamadas de seguimiento. Independientemente de cuál use, hay una forma de automatizar el proceso para que no tenga que pasar horas cuidando de él usted mismo.
Ponerse en contacto con los contactos a través de un marcador automático como PhoneBurner es una excelente manera de acelerar las llamadas de ventas y cerrar más tratos. Este servicio elimina la necesidad de repetirse una y otra vez cuando se dejan mensajes de voz a los clientes. También le da la opción de enviar correos electrónicos.
Si el envío de correos electrónicos es tu método preferido de contacto de seguimiento, puedes automatizarlo a través de Infusionsoft o incluso MailChimp. Después de establecer un conjunto de reglas y expectativas definidas, estas dos aplicaciones toman el control y envían correos electrónicos a los clientes con tu mensaje para que no tengas que hacerlo.
4. 4. Automatice su horario
Es probable que estés tan ocupado que estés programando reuniones y otras citas a lo largo del día, y probablemente no siempre cuando estás en tu escritorio.
Esto puede hacer que sea confuso y difícil recordar cuándo estás disponible y cuándo es tu próxima reunión. Tener un lugar para ocuparse de sus necesidades de programación, como la aplicación ScheduleOnce, podría liberar parte de su tiempo y mantener su calendario organizado.
También puedes usar las aplicaciones para programar reuniones sin hacer llamadas telefónicas o enviar correos electrónicos, ambas tareas que pueden consumir mucho tiempo valioso.
Usando el Calendario, puedes publicar las horas en las que estás disponible, y luego tus contactos pueden elegir desde allí las horas que mejor les convengan. Puedes enviar el enlace de tu calendario en un correo electrónico o publicarlo en tu sitio web.
5. 5. Automatice su servicio de atención al cliente
Aunque es agradable pensar que siempre podrás responder personalmente a las preguntas de tus clientes, en algún momento tu negocio probablemente crecerá más que eso. Se convertirá en demasiado tiempo para tratar cada una de las preguntas, pero es una necesidad.
La integración de un sistema de tickets pondrá las preguntas de los clientes en un lugar central para que el empleado apropiado pueda responderlas en orden.
Groove es un programa que puede ayudarte con esta transición. También puedes considerar el uso de Zapier, que puede ser usado con otros sistemas que ya tienes para agilizar el proceso aún más.
6. 6. Automatice su facturación
Recopilar la información de las cuentas y calcular las facturas mensuales puede llevarte cantidades increíbles de tiempo. Si tiene clientes o usuarios a los que se les factura la misma cantidad por servicios cada mes, entonces vale la pena que automatice este proceso.
Usar un programa como Xero puede asegurar que los correos electrónicos y las facturas se envíen automáticamente cada mes.
Si sus clientes quieren poder pagar sus facturas con una tarjeta de crédito cada mes, también puede automatizar ese proceso.
Para los pagos periódicos, considere la posibilidad de utilizar PayPal para cargar las tarjetas de sus clientes todos los meses. Esto le ahorrará el tiempo y el esfuerzo de ocuparse de estos pagos por su cuenta.
7. 7. Automatiza tus informes
Como negocio, quieres saber exactamente cómo van las cosas. Desde el marketing hasta las ventas a los empleados, es importante tener los números e informes que te den una idea de cómo funciona tu negocio.
Averigüe exactamente qué tipos de informes quiere automatizar y luego pregunte a su departamento de TI o haga una búsqueda en línea para averiguar si hay alguna forma de automatizarlos. Google Sheets puede ser una herramienta que puede ayudar.
Esto disminuirá la cantidad de tiempo que pasas cada mes creando y revisando informes para encontrar las respuestas que buscas sobre tu empresa.
8. 8. Automatizar el llenado de formularios en línea
Ya sea que esté creando una nueva cuenta o pidiendo productos, puede llevarle mucho tiempo completar su información cada vez que establezca un nuevo proveedor. El uso de aplicaciones como RoboForm almacenará esta información en su computadora, de modo que con un solo clic de un botón podrá llenar un formulario.
Además de RoboForm, hay otras aplicaciones y programas que pueden usarse para rellenar automáticamente formularios en línea y guardar las contraseñas de los distintos sitios a los que se accede diariamente. Encuentra el que mejor se adapte a ti!
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Tener un negocio significa que tus días están ocupados y llenos de reuniones y proyectos importantes.
Sólo hay un número limitado de horas en un día en las que se pueden llevar a cabo, así que no deberías perder ese precioso tiempo en tareas que pueden ser automatizadas.
Libere parte de su día dejando que su ordenador haga el trabajo por usted. Cualquier empresa para la que trabaje ahora o en el futuro seguro que encontrará útiles sus habilidades de automatización.
Acerca del autor
Kayla Matthews es una escritora de productividad y bloguera de auto-mejora. Puedes encontrar su trabajo en The Huffington Post, MakeUseOf, Tiny Buddha y The Muse. Para leer más artículos de Kayla, suscríbete a su boletín.
Continúa:
Habilidades transferibles
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