Para 1918, Charles M. Schwab era uno de los hombres más ricos del mundo.
Schwab era el presidente de la Corporación de Acero de Belén, el mayor constructor de barcos y el segundo mayor productor de acero de América en ese momento. El famoso inventor Thomas Edison se refirió una vez a Schwab como el «maestro estafador». Constantemente buscaba una ventaja sobre la competencia. 1
Un día de 1918, en su búsqueda por aumentar la eficiencia de su equipo y descubrir mejores formas de hacer las cosas, Schwab organizó una reunión con una consultora de productividad muy respetada llamada Ivy Lee.
Lee fue un exitoso hombre de negocios por derecho propio y es ampliamente recordado como pionero en el campo de las relaciones públicas. Según la historia, Schwab llevó a Lee a su oficina y le dijo: «Muéstrame una manera de hacer más cosas».
«Dame 15 minutos con cada uno de tus ejecutivos», respondió Lee.
«¿Cuánto me costará?», preguntó Schwab.
«Nada», dijo Lee. «A menos que funcione. Después de tres meses, puedes enviarme un cheque por lo que creas que vale para ti». 2
El método de Ivy Lee
Durante sus 15 minutos con cada ejecutivo, Ivy Lee explicó su sencilla rutina diaria para lograr la máxima productividad:
- Al final de cada día de trabajo, anota las seis cosas más importantes que necesitas hacer mañana. No escribas más de seis tareas.
- Prioriza esos seis puntos en orden de su verdadera importancia.
- Cuando llegues mañana, concéntrate sólo en la primera tarea. Trabaja hasta que la primera tarea esté terminada antes de pasar a la segunda.
- Acercarse al resto de su lista de la misma manera. Al final del día, mueva los elementos no terminados a una nueva lista de seis tareas para el día siguiente.
- Repita este proceso todos los días laborables.
La estrategia parecía simple, pero Schwab y su equipo ejecutivo en Bethlehem Steel la probaron. Después de tres meses, Schwab estaba tan encantado con el progreso de su compañía que llamó a Lee a su oficina y le extendió un cheque de 25.000 dólares.
Un cheque de 25.000 dólares escrito en 1918 es el equivalente a un cheque de 400.000 dólares en 2015. 3
El método de Ivy Lee para priorizar tu lista de cosas por hacer parece estúpidamente simple. ¿Cómo puede algo tan simple valer tanto?
¿Qué lo hace tan efectivo?
Sobre el manejo de las prioridades bien
El método de productividad de Ivy Lee utiliza muchos de los conceptos sobre los que he escrito anteriormente.
Esto es lo que lo hace tan efectivo:
Es bastante simple para trabajar realmente. La principal crítica a métodos como éste es que son demasiado básicos. No tienen en cuenta todas las complejidades y matices de la vida. ¿Qué pasa si surge una emergencia? ¿Qué pasa con el uso de la última tecnología para nuestro máximo aprovechamiento? En mi experiencia, la complejidad es a menudo una debilidad porque hace más difícil volver al camino. Sí, surgirán emergencias y distracciones inesperadas. Ignóralas tanto como sea posible, ocúpate de ellas cuando debas hacerlo, y vuelve a tu lista de tareas prioritarias lo antes posible. Use reglas simples para guiar el comportamiento complejo.
Te obliga a tomar decisiones difíciles. No creo que haya nada mágico en el número de seis tareas importantes de Lee por día. Podría ser tan fácil como cinco tareas por día. Sin embargo, sí creo que hay algo mágico en imponerse límites a uno mismo. Creo que lo mejor que se puede hacer cuando tienes demasiadas ideas (o cuando estás abrumado por todo lo que necesitas hacer) es podar tus ideas y recortar todo lo que no es absolutamente necesario. Las limitaciones pueden hacerte mejor. El método de Lee es similar a la Regla 25-5 de Warren Buffett, que requiere que te concentres en sólo 5 tareas críticas e ignores todo lo demás. Básicamente, si no te comprometes a nada, te distraerás con todo.
Esto elimina la fricción de empezar. El mayor obstáculo para terminar la mayoría de las tareas es comenzarlas.
(Bajarse del sofá puede ser difícil, pero una vez que empiezas a correr es mucho más fácil terminar tu entrenamiento). El método de Lee te obliga a decidir tu primera tarea la noche antes de ir a trabajar. Esta estrategia ha sido increíblemente útil para mí: como escritor, puedo perder tres o cuatro horas debatiendo sobre lo que debo escribir en un día determinado. Sin embargo, si decido la noche anterior, puedo despertarme y empezar a escribir inmediatamente. Es simple, pero funciona. Al principio, empezar es tan importante como tener éxito.
Requiere una sola tarea. La sociedad moderna ama las tareas múltiples. El mito de la multitarea es que estar ocupado es sinónimo de ser mejor. Es exactamente lo contrario. Tener menos prioridades conduce a un mejor trabajo. Estudie a los expertos de clase mundial en casi cualquier campo – atletas, artistas, científicos, profesores, directores generales – y descubrirá una característica que se aplica a todos ellos: la concentración. La razón es simple. No puedes ser bueno en una tarea si estás constantemente dividiendo tu tiempo en diez maneras diferentes. La maestría requiere concentración y consistencia.
¿El resultado final? Hacer lo más importante primero cada día. Es el único truco de productividad que necesitas. 4
Si quieres aprender más sobre las rutinas y hábitos de los medallistas de oro olímpicos, artistas premiados, líderes empresariales, médicos que salvan vidas y comediantes estrella, consulta mi libro AtomicHabits.
Notas a pie de página
- Charles M. Schwab, el presidente de Bethlehem Steel, no está relacionado con el magnate estadounidense de la banca y el corretaje, Charles R. Schwab, que es el fundador de la Corporación Charles Schwab. ¿Qué probabilidades hay de que dos hombres no relacionados llamados Charles Schwab acaben cada uno con un patrimonio neto personal de más de 500 millones de dólares? Bastante buenas aparentemente.
- Es increíble lo difícil que es encontrar una fuente original para esta historia. La mayoría de las historias enumeran incorrectamente el año de la reunión de Lee y Schwab como 1905 más o menos, pero 1918 parece ser el año exacto como se enumera en las páginas 118-119 de «El Poder Invisible»: Relaciones Públicas»: Una historia» por Scott M. Cutlip. Entre los muchos libros que mencionan esta historia están «La trampa del tiempo» de R. Alec Mackenzie y «Mary Kay: Puedes tenerlo todo» de Mary Kay. La primera referencia que he rastreado para la historia es de los años 60. Si conoce alguna fuente anterior, por favor hágamelo saber y actualizaré este artículo en consecuencia.
- Al calcular el valor equivalente de un cheque de 25.000 dólares de 1918 en términos de 2015, obtuve resultados entre 390.000 y 428.000 dólares dependiendo de los métodos y números que se utilicen para calcular la inflación. Por lo tanto, 400.000 dólares parece un término medio razonable.
- Gracias a UJ Ramdas que me contó originalmente la historia de Charles M. Schwab e Ivy Lee. Y a Cameron Herold, que compartió la historia con UJ.
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