Véase también: Consejos para una presentación eficazMuchos
presentadores, por lo demás extremadamente competentes y confiados, le dirán que realmente temen la sesión de preguntas y respuestas de una presentación.
Buscan maneras de «evitar» las preguntas difíciles. Pero no tiene por qué ser así.
Lidiar con las preguntas en una presentación es una habilidad que cualquiera puede dominar.
Tal vez lo más importante que hay que entender es que, como regla general, si la gente te hace preguntas, incluso hostiles, no es para hacerte tropezar, sino porque realmente quieren la respuesta.
Mantener el control de las preguntas
La mayoría de la gente teme la sesión de preguntas porque temen perder el control.
Un poco de reflexión y una planificación temprana pueden evitar este riesgo. Pero también puedes evitarlo recordando que cualquier presentación es un intercambio de información. Es tanto para ti escuchar lo que la gente quiere saber como para que ellos escuchen de ti.
Sin embargo, si tu presentación comienza a desviarse por una pregunta interesante, intenta decir algo como:
O incluso:
Estableciendo algunas reglas básicas
Al comienzo de su presentación, debe dejar claro si prefiere tratar las preguntas y cuándo, sobre la marcha o al final de la presentación.
Algunos oradores prefieren que las preguntas se planteen a medida que surgen durante la presentación. La ventaja de este enfoque es que cualquier malentendido puede ser tratado inmediatamente. Sin embargo, también existe el peligro de que la pregunta interrumpa o distraiga al orador, o de que se planteen preguntas que se habrían tratado más tarde en la presentación.
¡Consejo superior! Clasificar las preguntas
Si te gusta tratar las preguntas a medida que surgen, pero te preocupan las trampas, hay una forma fácil de manejar esto. En su introducción, explique que hay tres tipos de preguntas:
- Las que buscan aclaraciones sobre algo que se acaba de decir, las contestarán inmediatamente;
- El tipo que hace una pregunta relacionada con algo que planeas cubrir más tarde – responderás a esas preguntas más tarde en la presentación; y
- El tipo que se trata mejor fuera de línea porque la mayoría de la audiencia probablemente no estará interesada, o está fuera del tema de la presentación – usted hará una nota de la pregunta y volverá al interrogador después.
Cuando se hace una pregunta de tipo 2 o 3, se puede decir algo como:
Otros oradores prefieren tratar las preguntas al final de la presentación.
Si prefiere este enfoque, asegúrese de reservar tiempo suficiente para las preguntas, pero también limite la cantidad de tiempo disponible. La cantidad de tiempo dependerá del tipo de presentación que se haga, pero normalmente 10 minutos de tiempo para preguntas deberían ser suficientes.
La gran ventaja de este enfoque es que si habla demasiado rápido, simplemente tendrá una sesión de preguntas más larga: un gran incentivo para hablar despacio y con cuidado, y asegurarse de que su público entiende todo sobre la marcha.
No debes cerrar la presentación con la sesión de preguntas y respuestas.
Cuando hayas terminado de responder las preguntas, asegúrate de que tienes la última palabra con una fuerte afirmación de tu(s) mensaje(s) principal(es).
En otras palabras, puede agradecer a la audiencia por sus preguntas y luego resumir una vez más el punto o puntos principales que su presentación fue diseñada para comunicar.
Una introducción a las sesiones de preguntas
La principal regla de las sesiones de preguntas es tratar a su audiencia con el respeto que le gustaría que le mostraran, y responder a sus preguntas de forma directa y honesta.
Si han hecho una pregunta, es porque quieren saber la respuesta.
Si una pregunta es provocativa, respondan directamente. Nunca seas grosero con el que pregunta o muestres que estás molesto. No te comprometas, pero mantén tu punto de vista y nunca pierdas los estribos.
Esta táctica puede ser difícil de mantener pero la clave es ser asertivo.
Manejo de preguntas
Escuche atentamente la pregunta y, si el público es numeroso, repítala para asegurarse de que todos en el público la han escuchado.
Si no estás seguro de haber entendido correctamente, parafrasea al que te pregunta y comprueba que lo has entendido bien. Responda brevemente y al punto.
Si no sabe la respuesta, dígalo y ofrézcase a averiguarlo. Luego asegúrate de que sigues adelante. Para poder responder, necesitarás el nombre y la dirección de correo electrónico del interrogador, así que asegúrate de hablar con él antes de que se vaya.
«No lo sé» es una respuesta muy aceptable para algunas preguntas difíciles y es mucho más aceptable que tropezar con una respuesta o inventar algo. «No lo sé, pero lo averiguaré y te lo haré saber» es aún más aceptable.
Relájate y no sientas que tienes que saberlo todo. Si no lo sabes es mejor ser honesto que tratar de fingir.
La confianza tarda mucho tiempo en acumularse, pero puede perderse en momentos, y el público casi siempre sabrá cuando no estás siendo genuino.
Una táctica alternativa: Involucrar a su público
Si está hablando a un público bien informado, un grupo profesional por ejemplo, y la pregunta es bastante general y no sabe la respuesta, considere preguntar a la sala si alguien más quiere responder. Puede que tengan al experto mundial en ese tema sentado allí, que estará encantado de compartir su experiencia con todos ustedes. Si han notado a alguien en particular, pueden incluso decir:
o
La mayoría de la gente estará bien con ese enfoque, especialmente si realmente saben más sobre él que tú, y significará que la habitación obtiene una respuesta mucho mejor. Sí, tú eres el que está de pie en el frente, pero no lo sabes todo.
También puede encontrar útiles nuestras páginas generales sobre el cuestionamiento en la sección Cuestionamiento y tipos de preguntas.
Continúen:
Lidiar con los nervios de la presentación
Gestionar el evento de presentación
Ver también:
Preparación de una presentación | Organización del material
Decidiendo el método de presentación
Trabajando con ayudas visuales