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Vea también: AutopresentaciónLa
investigación
científica apunta
a una mejor práctica para crear presentaciones. Pero, curiosamente, la investigación también muestra que la mayoría de las presentaciones van en contra de los resultados de la investigación.
Hemos llegado a esperar un bajo nivel de compromiso de las presentaciones de PowerPoint: suelen ser lentas, tediosas, confusas y, en última instancia, rompe-acuerdos. Parece bien entregar algo promedio, porque la persona antes de ti acaba de entregar algo promedio…
De hecho, pocas personas dan una retroalimentación honesta o útil a los presentadores, por lo que tendemos a sonreír y soportarlo. Sin embargo, a menudo tememos tener que sentarnos durante las presentaciones, y la frase «Muerte por PowerPoint» existe por una buena razón.
Pero los tiempos están cambiando. La conciencia de las agencias de diseño de presentaciones está aumentando, y están surgiendo programas informáticos alternativos: ambos factores están influyendo ahora en el aspecto y el comportamiento de las presentaciones.
De hecho, el estándar de PowerPoint también está cambiando, ya que Microsoft añade regularmente funciones a la versión 365, aunque pocas personas pueden utilizarlo realmente bien. No importa cuál sea tu habilidad con el software, ¡todavía puedes hacer muchas cosas simples para transformar tus presentaciones!
En este artículo, queremos centrarnos en cómo la guía de presentación científica puede ayudarte a construir una mejor presentación:
- 3 reglas de la ciencia del cerebro
- 3 pasos para una gran estructura de presentación
Si acierta en estas dos áreas, su público tendrá una experiencia mucho mejor. ¡Y tú también lo harás!
3 reglas del cerebro:
Estas son esenciales cuando se trata de presentaciones:
Regla del cerebro #1: Respetar los límites de la memoria de trabajo
El cerebro humano aprende transfiriendo información de su memoria de trabajo a su memoria a largo plazo.
Dado que el objetivo de cada presentación es ser recordado (¡al menos debería serlo!), necesitamos aprovechar al máximo lo que la memoria de trabajo puede y no puede hacer. El principal obstáculo es que la memoria de trabajo tiene una capacidad limitada: sólo puede contener una cierta cantidad de información nueva en un momento dado. Así que esto significa que no puedes presentarlo todo, de cualquier manera, y esperar que tu audiencia lo reciba.
Hay un número de métodos que puedes emplear que te ayudarán a transferir tu información de la memoria de trabajo a la memoria a largo plazo.
Los métodos científicos para ayudar a que tus diapositivas sean más fáciles de recordar:
- Principio de coherencia: ¡ser libre de desorden! El aprendizaje mejora cuando la multimedia está libre de información extraña. Esto puede parecer obvio, pero asegúrese de eliminar todos los objetos, imágenes, animaciones, logotipos, brillos y brillos que no contribuyan a su mensaje. Esto se aplica a todo, incluyendo los gráficos. Mira «ChartJunk» de Edward Tufte. Un simple consejo a seguir es no mostrar ambas etiquetas de datos y un eje: manteniendo sólo uno, puedes limpiar visualmente el número de líneas, texto y objetos dentro del gráfico. Los gráficos de aspecto más limpio son más rápidos de entender, y se ven y se sienten mejor también.
- Contiguidad espacial – ¡Utilice el espacio con sensatez! El aprendizaje mejora cuando las palabras se colocan cerca de imágenes relevantes. Por ejemplo, un gráfico circular con una leyenda tarda más tiempo en ser comprendido por el cerebro que un pastel con etiquetas encima de las rebanadas (o cerca). Puede que las leyendas parezcan más «ordenadas», pero el cerebro de su público las encontrará más difíciles de digerir. Es sólo una pequeña cosa, ¡pero estas pequeñas cosas realmente tienen sentido!
- Principio de redundanciaEsto prueba que el aprendizaje se reduce cuando la información es redundante – como la lectura literal de sus diapositivas. Su audiencia no necesita tanto leer como escuchar la información – miramos esto con más profundidad en la siguiente regla del cerebro. Otras redundancias podrían ser elementos visuales como un logotipo. Ocupa espacio en la pantalla y es finalmente ignorado por los espectadores – por lo que es posible que tenga que preguntarse si lo necesita en absoluto. Y si no está siendo ignorado, bueno, eso es aún peor ya que está distrayendo a su audiencia! De cualquier manera, (aparte de mantener el marketing/cumplimiento feliz) probablemente no lo necesites en cada diapositiva.
Regla del cerebro #2: Dirigir los canales visuales y verbales
Los humanos usan canales cerebrales separados para procesar la información visual y la verbal. Así que, relacionemos este hecho con las presentaciones:
Una presentación típica es ineficaz porque la mayor parte (si no todo) de su contenido es Texto con Narración. Por lo tanto, durante una presentación, la audiencia se ve sobrecargada por dos fuentes de información que llegan a un solo canal: el canal verbal.
Por lo tanto, tanto el texto como la narración van por el canal verbal, sobrecargando ese canal y creando un efecto de atención dividida. Su audiencia intentará escuchar y leer al mismo tiempo. No es posible hacer ambas cosas simultáneamente (¡incluso si la gente cree que puede!) y se perderá la atención.
El cerebro humano es más efectivo cuando procesa la información simultáneamente a través de los canales visuales y verbales. Por lo tanto, hay una manera segura de hacer su presentación mejor, y es abordar ambos canales de una manera complementaria!
En pocas palabras, usar imágenes y narración.
Sin embargo, ten cuidado, ya que usar la imagen equivocada puede hacer más daño que bien. Es demasiado fácil adoptar el mantra «sí, sí, lo sé, añadir imágenes». Mucha gente piensa que añadir imágenes es la respuesta para crear grandes presentaciones: pero es muy común que las presentaciones contengan narración, texto e imágenes mal enfocadas. Esto hace que las diapositivas sean igualmente ineficaces para comunicarse con su público.
Las imágenes mal enfocadas hacen más daño que ninguna imagen – proporcionan información visual y verbal conflictiva. Lo que es más, las imágenes que son decorativas es muy probable que inciten al cerebro a deambular…
…por ejemplo, ya que no podemos controlar lo que cada individuo empezará a soñar, usa las imágenes fotográficas con mucho cuidado. Las fotos pueden parecer increíbles en las diapositivas, pero su público a menudo recordará las fotos, y sus sentimientos/pensamientos asociados a ellas, ¡más que su mensaje!
Para resumir, se ha demostrado que la gente tiene 6 veces más memoria cuando se usan los canales verbales y visuales en perfecta armonía! Esto se llama «Teoría de la Doble Codificación».
Regla del cerebro #3: Guíe la atención de su audiencia
Si bien es importante conseguir la atención de la audiencia tan pronto como sea posible, también tendrás que mantenerla. Y esa es la parte difícil.
Recuerde que su audiencia normalmente estará pensando en 101 cosas diferentes cuando se sienten para su presentación (¡y esperando otra experiencia de «Muerte por PowerPoint»!)
Así que a medida que tu presentación progresa, y llegas a las diapositivas esenciales, hay una serie de medidas importantes que puedes emplear para ayudar a la mente a procesar la información de tus diapositivas.
Puede hacer las cosas mucho más fáciles para la memoria de trabajo de su audiencia presentando nueva información de una manera que siga un patrón familiar. Los dispositivos familiares serían cosas como un patrón gráfico, un orden reconocido, una estructura o concepto reconocible. Al aprovechar los conocimientos previos de su público, es mucho más probable que su memoria de trabajo sea capaz de procesar y transferir su nueva información a la memoria a largo plazo.
El principio de la señalización es otra técnica útil: demuestra que el aprendizaje mejora cuando la atención se centra en partes importantes de la presentación.
Esto puede ser a través del simple uso de flechas o iconos para dirigir la atención a la importante área de la diapositiva. O podría ser el uso de un color particular para sus puntos clave, ya sea para el sombreado o para el texto. Los titulares en sí mismos son una buena señal y ayudarán a su audiencia a entender una diapositiva compleja diciéndoles lo que necesitan saber primero. Recuerde usarlos con moderación: ¡tampoco quiere sobrecargarlos!
Los gráficos y los visuales son excelentes cuando necesita simplificar una idea compleja, algo abstracto o un sistema o proceso altamente detallado.
Una ilustración puede ser más fácil de entender para la mente que una larga explicación de texto, pero algunos gráficos pueden ser difíciles de entender inmediatamente.
En los casos en que lo visual no sea perfectamente intuitivo, puedes usar una técnica que mencionamos antes: el principio de la contigüidad espacial. Añadiendo texto a las partes relevantes del visual que describe, puede guiar eficazmente la atención y ayudar al aprendizaje. También puedes usar la animación para introducir partes del diagrama poco a poco.
Animación: Aunque está demostrado que la animación llama la atención, no queremos que el movimiento distraiga de los mensajes clave en la narración o en la diapositiva.
Por esta razón, recomendamos usar la animación sólo cuando sea necesario: es decir, para controlar el flujo de información (por ejemplo, que el contenido aparezca sincronizado con la narración).
Por supuesto, si estás creando una presentación de tipo vídeo, usando animación de movimiento, entonces el tiempo tiene que ser rápido y dinámico – esperar a que una animación prolongada termine es algo muy malo en realidad.
En pocas palabras, tu animación debe servir a un propósito estricto.
Ahora que conoces algo de la ciencia, sigue estos 3 pasos para ayudarte a alcanzar el objetivo de tu presentación.
Si puedes comprometerte, conectarte y hacer que tu audiencia quiera actuar, entonces sabrás que has hecho una buena presentación.
Paso 1: Elegir el hilo de la historia
Las primeras diapositivas de su presentación son clave. Por lo general, tendrá la atención de su público desde el principio – ¡pero no durará mucho si no les muestra la relevancia! Su trabajo es mantener su atención.
Lo haces asegurándote de que tus diapositivas iniciales hagan que quieran centrarse en el resto de la historia.
Su apertura necesita establecer la escena, establecer su historia y mostrar a su audiencia que su presentación es relevante para ellos. Al hacer que tu público se interese, es más probable que participe en tu historia.
Típicamente usamos 4 diapositivas para establecer la escena. Siendo «Llamada a la acción» (4) la más importante de tu presentación. Es tu diapositiva de propósito, y es la razón por la que estás presentando.
Puede parecer extraño declarar su propósito tan pronto, pero es una técnica muy efectiva. Tu audiencia quiere saber tu propósito y el de ellos, así que díselo.
Le damos crédito a Cliff Atkinson de Beyond Bullet Points por esta estructura altamente efectiva
Abordar las necesidades de la audiencia te ayudará a conectar con sus emociones, persuadirlos de que quieren participar en tu historia, y enfocarlos en el camino a seguir.
Paso 2: Planificar la prioridad y la secuencia
El siguiente paso es validar y ampliar las diapositivas iniciales. Esta es la carne de su presentación – y con mucha información para pasar, ¡aquí es donde se puede ensuciar!
Si presentas a tu audiencia una serie de diapositivas no estructurada y sin prioridades, la capacidad limitada de su memoria de trabajo se verá desbordada y no podrán asimilar mucho.
Planifica tus mensajes clave
Así que planifica una jerarquía de ideas, y luego calcula cuáles son tus mensajes prioritarios. Esto ayuda a guiar a su audiencia a exactamente donde deben enfocar su memoria de trabajo.
Es necesario emplear un sistema que le ayude a aclarar su contenido priorizando estratégicamente sus diapositivas.
2-4 mensajes clave es típico, y 3 es común: no quieres mucho más que eso. Cada mensaje clave debe estar estrechamente relacionado con tu llamada a la acción. Si tu mensaje clave no respalda tu propósito, entonces es poco probable que sea el mensaje correcto para tu audiencia.
Planifica cuidadosamente las palabras que usarás y el ángulo del mensaje clave. Mantenga a su público en el centro de sus mensajes: deben beneficiarse de todo lo que les diga.
Recomendamos usar un «diagrama de árbol» para trazar la prioridad de sus puntos.
- Nivel 1: cada uno de sus mensajes clave es el Nivel 1.
- Nivel 2: en el siguiente nivel, tiene diapositivas que apoyan sus mensajes clave del nivel 1 con pruebas, explicaciones o detalles.
- Nivel 3: estas diapositivas a su vez apoyan cada diapositiva del Nivel 2 si es necesario.
Cualquier información que no encaje en este sistema de apoyo a sus mensajes clave probablemente no debería estar en su presentación. Deshágase de ella!
En la vista de clasificación de diapositivas, tu presentación comenzará a verse así:
Paso 3: Escribir los titulares
Una vez que estés satisfecho con los pasos 1 y 2, puedes empezar a entrar en los detalles. Cada diapositiva debe integrarse perfectamente en tu historia utilizando el titular adecuado, la narración y los gráficos cuidadosamente diseñados.
Si incluso un aspecto se sale de sincronía, se arriesga a perder la atención de su público mientras su cerebro trata de averiguar exactamente lo que está pasando!
La forma en que deberías escribir tus titulares es bastante diferente a la forma en que se escriben a menudo. Reconocerás titulares ineficaces como «Quiénes somos» o «Informe financiero». Este tipo de titulares no ayuda. Un titular debería decirle algo a su público. Es una pérdida de tiempo y espacio utilizar el titular para resumir simplemente el tema que va a cubrir en la diapositiva. Esto no enfocará a tu audiencia en absoluto. Necesitas sacar el máximo provecho de tus titulares.
Su encabezado debe cubrir el mensaje clave de la diapositiva, por lo que debe asegurarse de que su punto más importante esté allí. No solo preparará a su audiencia para lo que está por venir, sino que si se desconectan y se pierden lo que usted está diciendo, ¡al menos tomarán el punto clave de su titular!
Si desea una prueba científica del valor de los encabezados bien escritos, haga clic para leer más: Cómo el diseño de las diapositivas de presentación afecta la retención de la audiencia.
Cuando compilas tus diapositivas, tienes que hacerlo:
- Escribir los titulares primero Deben ser concisos y escritos en oraciones completas, con el sujeto y el verbo en voz activa. Deben ser claros, directos, específicos y conversacionales. También deben ser relevantes y vincular tus ideas a través de las diapositivas, para que la historia fluya.
- Entonces planifica tu narración Mantén tu narración en el área de notas y no en las diapositivas! También mantenga sus diapositivas libres de texto innecesario, y asegúrese de que su narración es relevante para cada titular.
- Luego agrega gráficos que coincidan con tus titulares y la narraciónLos visuales son los más difíciles de conseguir. La mayoría de las presentaciones usan visuales «decorativos» que pueden verse bien, pero no agregan sustancia. Tales visuales distraen y desvían la atención del punto que estás tratando de lograr.
Los visuales deben coincidir con su objetivo, ya sea que su presentación sea para informar o motivar, o para vender o persuadir – cada uno de estos objetivos dictará qué tipo de gráfico funcionará mejor en sus diapositivas. También debe tener en cuenta la alfabetización visual de su público, midiendo tanto sus conocimientos previos aplicables como su capacidad visual individual.
Consejo caliente:
Mire sus diapositivas en la vista del clasificador de diapositivas. Lea los titulares de la parte superior y vea si su historia fluye de una diapositiva a otra. Si no lo hace, reescriba sus titulares!
Más consejos para la presentación:
Pasión y propósito:
Cree en ti mismo y en tu tema. Dese una meta y sea apasionado por ella. Esto es increíblemente importante. Si no eres apasionado, entonces es mucho más difícil que la audiencia te crea.
Recuerde que el público está de su lado: no quieren que fracase, así que tome el apoyo de ellos y entregue el mensaje que ha planeado con confianza.
Intenta no sentarte o quedarte quieto con la cabeza abajo sólo leyendo de las notas. Muévete, gesticula, usa expresiones faciales y otro lenguaje corporal para ayudar al proceso de comunicación.
La perfección:
Los errores son humanos, comprensibles y no es gran cosa. Es cómo te recuperas de los errores lo que muestra tu profesionalidad.
Su público no notará algunos errores (por ejemplo, el orden de los contenidos) así que no se preocupe, no lo mencione y simplemente siga adelante. Pueden notar otros errores (por ejemplo, error de información), así que menciónelo, discúlpese y siga adelante. Sentirse menos estresado por la perfección hace que sea menos probable que se produzcan errores.
Gente:
Conoce a tu público. Demuéstrales tan pronto como puedas que entiendes quiénes son, y qué desafíos enfrentan. Mira las tendencias, la competencia y los temas clave. Asegúrate de que tu presentación está dirigida a ellos. Si tienes un nuevo público para tu próxima presentación, vuelve a dirigirla también.
Eso es todo!
Esperamos que se sienta mejor equipado no sólo para crear presentaciones mejoradas científicamente, sino también para entender por qué es tan importante adherirse a la ciencia de las presentaciones.
Sobre el autor
Philippa Leguen de Lacroix es la cofundadora y directora de la compañía de diseño de presentaciones Presented del Reino Unido. Presented se especializa en mejorar el diseño de presentaciones con la ciencia. Las presentaciones son entonces más memorables, y crean una experiencia mucho más agradable para la audiencia.
Continúa:
Consejos principales para presentaciones efectivas
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Método de presentación | Cómo dar un discurso
Preparando su presentación | Comunicaciones de crisis