Ver también: Planificación de la acciónNuestra
página de Gestión de proyectos establece los fundamentos de cómo gestionar los proyectos, incluyendo la elaboración de un plan de proyecto. Esta página proporciona más detalles sobre este proceso. Explica los elementos de un plan de proyecto, y sugiere una forma de prepararlo. También ofrece una forma visual de representar un plan de proyecto y un cronograma.
A menudo se dice que una imagen vale más que mil palabras. Si es así, ¡vale la pena averiguar un poco sobre cómo hacer dibujos que representen el plan del proyecto!
Esta página te ayudará a entender cómo hacerlo, y también cómo involucrar a otros en tu planificación.
Trabajo en equipo
La planificación de proyectos es una actividad de equipo, no una que se realiza por sí sola, a menos que usted sea la única persona involucrada en el proyecto. Todas las personas que vayan a participar deben formar parte de la elaboración del plan del proyecto y acordar los plazos, los recursos y lo que hay que hacer, y también deben poder ver el plan del proyecto de forma continua para comprobar lo que hay que hacer.
Los elementos básicos de la planificación de proyectos
Los dos bloques básicos de los planes de proyecto son tareas e hitos.
- Las tareas son los trabajos que hay que hacer antes de que el proyecto se complete. Duran un período de tiempo, y requieren recursos, personas o dinero.
- Los hitos son logros que ocurren en un momento definido. No tienen requisitos de recursos, pero se logran como resultado de la finalización de una tarea.
Preparación de un plan de proyecto
Una de las mejores maneras de planificar un proyecto consiste en una sesión de dos o tres horas con todas las personas clave presentes, utilizando dos colores de notas post-it y una pizarra blanca para trazar lo que hay que hacer, cuándo y por quién. Simple, pero efectivo.
El proceso debería ser algo así:
- Usando un color de notas post-it, escribe todos los hitos que necesitas lograr en el camino hacia el resultado del proyecto, y numéralos en orden cronológico. Pégalos todos en el lado izquierdo de la pizarra.
- Para cada hito, identifique primero los otros que deben lograrse, antes de que uno pueda comenzar o terminar (precursores) y escríbalos en la nota post-it para ese hito.
- Ahora, en un color diferente de notas post-it, identifique todas las tareas que deben hacerse para lograr cada hito. Usen el sentido común para decidir en qué nivel de granularidad quieren trabajar. Por ejemplo, si tu proyecto global es un ejercicio de reclutamiento, querrás detallar cada paso, desde la preparación de las descripciones de los puestos de trabajo, pasando por la publicidad, el cribado, la entrevista, la realización de comprobaciones y la oferta de empleo. Sin embargo, para un proyecto mucho más grande, puede incluir una tarea para «reclutar al administrador del proyecto».
- Para cada tarea, identifique qué hitos alimentan y escriba el número de hito en el post-it de la tarea. Escriban las tareas de alimentación en el post-it de cada hito.
- Identifica cuánto tiempo va a durar cada tarea y escríbelo en el post-it de la tarea.
- Identifica qué recursos necesitas para realizar cada tarea y escríbelo en el post-it.
En este punto, es posible que tenga demasiada información para las notas post-it. Si es así, añada otros en colores diferentes para la duración y los recursos, o continúe con un segundo para cada tarea y/o hito.
- Ahora identifique cualquier limitación de tiempo en cualquier hito o tarea, como por ejemplo «debe ser completada antes del final del año financiero». Escríbelos en el post-it.
- Haga un calendario en la pizarra, estableciendo la duración del proyecto, período por período.
- Coloca todos los hitos y tareas que tienen una limitación temporal en el lugar correcto del calendario.
- Ahora coloque todos los demás hitos y tareas que están vinculados a los que tienen una limitación de tiempo, y dibuje flechas entre ellos para mostrar el orden en que deben ser completados. Asegúrese de que ha dejado suficiente tiempo para que cada tarea sea completada de acuerdo a su estimación.
- Si te queda algún hito o tarea, colócalo en un punto adecuado.
- Ahora deberían poder ver el «camino crítico», el proceso que determina cuánto tiempo tomará el proyecto.
- Usar un bolígrafo de pizarra para marcar la posible «holgura», es decir, donde las tareas pueden resbalar un poco sin afectar el camino crítico.
- Por último, mira qué recursos necesitarás en un período determinado. Si necesitas recursos adicionales, asegúrate de que te has dado tiempo y dinero para adquirirlos.
¡Ahora tienes un simple gráfico de Gantt y un plan de proyecto!
Representar visualmente un proyecto
Dependiendo del tiempo que dure el proyecto, puede o no confiar en mantener la pizarra con notas post-it. Si puede, esta puede ser la mejor manera, más flexible y más obviamente visible de mantener un registro de su plan de proyecto, que puede ser actualizado en tiempo real para reflejar los cambios. Sin embargo, si no puedes, necesitarás una alternativa.
Software de planificación de proyectos
Se dispone de programas informáticos de planificación de proyectos, como Microsoft Project, para elaborar planes de proyectos. Tomará su información, en forma de listas de tareas, con plazos, e hitos con fechas, y la pondrá en forma visual. Te ayuda a establecer lo que tienes que hacer, cuánto tiempo tomará, y los vínculos entre las tareas.
Sin embargo, también puede alentarte a complicarte demasiado y a perderte en los detalles, en lugar de centrarte en el panorama general. Es probable que el resultado final sea un diagrama de tal complejidad que nadie pueda entenderlo. Por lo tanto, es posible que le resulte más fácil utilizar el proceso anterior y luego hacer un dibujo más sencillo, como un gráfico de «barras y estrellas».
Gráficos de barras y estrellas
Un gráfico de barras y estrellas es una forma simple de gráfico de Gantt.
Una vez que haya identificado sus tareas e hitos, cualquiera puede elaborar un gráfico de barras y estrellas con una regla y un lápiz, o un programa como PowerPoint.
Utiliza sólo tres elementos: barras para las tareas, estrellas para los hitos, y conectores de codo en medio. Utiliza los «conectores» para unir las barras y las estrellas.
Un ejemplo de un gráfico de estrellas y barras:
Lo importante es mantener tu gráfico de barras y estrellas simple, para que pueda caber fácilmente en una sola página. Si tienes demasiadas tareas e hitos, combina algunos de ellos para mayor claridad.
Conclusión
Recuerden que no es suficiente para elaborar un fantástico plan de proyecto.
También necesitas implementarlo, y eso implica a otros. Así que es importante asegurarse de que el plan del proyecto se mantenga visible.
Las buenas maneras de hacerlo incluyen el uso de pizarras y el mantenimiento de un registro de los progresos en un lugar obvio, en algún lugar donde todo el equipo pueda verlo, y asegurarse de que todo el mundo participe en la actualización con regularidad, o mejor aún, que puedan actualizarlo y anotarlo ellos mismos. De esta manera, es más probable que se apropien del proyecto, y es mucho más probable que el proyecto despegue.
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