Véase también: Escribir tu presentación – La preparación
es la parte más importante para hacer una presentación exitosa. Es una base absolutamente crucial, y debes dedicarle el mayor tiempo posible, evitando los atajos. Una buena preparación asegurará que hayas pensado cuidadosamente en los mensajes que quieres (o necesitas) comunicar en tu presentación y también ayudará a aumentar tu confianza.
Hay una serie de aspectos que es necesario tener en cuenta al preparar una presentación. Entre ellos figuran el objetivo de la presentación, el tema, el público, el lugar o la sede, la hora del día y la duración de la charla. Todo esto afectará a lo que dices y a cómo lo dices, así como a las ayudas visuales que utilizas para transmitir tu punto de vista.
Siempre que se le pida que haga una presentación o que hable a un grupo de personas, debe comenzar por preguntar el propósito de la presentación.
En otras palabras, ¿qué se espera conseguir con la presentación y qué resultados esperan los organizadores y el público?
Estos resultados darán forma a su presentación, porque debe ser diseñada para lograr el objetivo y obtener los resultados deseados.
Por ejemplo, se le podría pedir que diera una charla a un club de jardinería. Se le podría decir que el propósito de la charla es llenar un espacio en una reunión regular, y que los miembros del club han expresado su deseo de aprender más sobre la poda. Por lo tanto, usted sabe que su charla debe ser entretenida, bastante ligera, pero con conocimientos, y que su público quiere aprender algo nuevo.
TOP TIP!
Mientras preparas tu presentación, asegúrate de seguir preguntándote:
«¿Cómo va a ayudar decir esto para lograr el objetivo y los resultados?»
El sujeto
El tema de su presentación o charla proviene del objetivo. Están vinculados, pero no son necesariamente la misma cosa.
Por ejemplo:
- El tema puede ser entregado por la organización que le ha invitado (como hablar de la poda al club de jardinería).
- Puede ser que tenga conocimientos en un campo particular (tal vez tenga un interés en la historia local).
- El tema puede ser enteramente de su elección dentro de ciertas limitaciones (podría, por ejemplo, pedírsele que haga una presentación en una entrevista sobre un proyecto que considere que ha desarrollado particularmente sus habilidades).
La audiencia
Antes de preparar el material para una presentación, vale la pena considerar su posible público.
Es importante adaptar su charla a la audiencia y se deben considerar los siguientes puntos:
- El tamaño del grupo o del público previsto.
- El rango de edad – una charla dirigida a los jubilados será muy diferente a una dirigida a los adolescentes.
- Género: ¿el público será predominantemente masculino o femenino?
- ¿Es una audiencia cautiva o estarán allí por interés?
- ¿Hablarás en su trabajo o en su tiempo libre?
- ¿Saben ya algo sobre tu tema o será totalmente nuevo para ellos? ¿Es el tema parte de su trabajo?
- ¿Está ahí para informar, enseñar, estimular o provocar?
- ¿Puede utilizar el humor y, en caso afirmativo, qué se consideraría apropiado? Si tiene alguna duda al respecto, probablemente sea mejor evitar cualquier cosa, incluso remotamente arriesgada.
El lugar
Es importante tener la mayor información posible sobre el lugar donde va a hablar.
Puede ser útil hacer arreglos para ver el lugar antes del evento. Hace mucho para calmar el miedo si puedes visualizar el lugar mientras preparas tu charla. Sin embargo, aunque no pueda visitarlo, probablemente le será útil saberlo:
- El tamaño de la habitación;
- La disposición de los asientos (por ejemplo, al estilo del teatro, con filas de asientos; o mesa redonda);
- La disponibilidad de equipo, por ejemplo, micrófono, computadora portátil y proyector, rotafolio;
- La disponibilidad de puntos de alimentación y si se requiere un cable de extensión para cualquier equipo que pretenda utilizar;
- Si la habitación tiene cortinas o persianas. Esto es relevante si tiene la intención de utilizar ayudas visuales, y para que pueda asegurar el ambiente correcto para su presentación;
- La posición de los interruptores de la luz. Compruebe si necesita ayuda si está utilizando un equipo audiovisual y necesita apagar las luces;
- La probabilidad de distracciones externas, por ejemplo, el ruido de otra sala; y
- La disponibilidad de aparcamiento para que no tenga que caminar mucho llevando el equipo que pueda necesitar.
Si esta información no está disponible con anticipación, ayudará a llegar un poco antes, para darte tiempo a establecerte.
El tiempo
A menudo no habrá flexibilidad en la hora del día en que se hace una presentación. Sin embargo, sí afecta a lo que puede hacer, y a cómo podría organizar su presentación, debido al probable estado de su público (véase el recuadro).
Cómo la hora del día puede afectar a su audiencia
Buenos días:
La mañana es el mejor momento para hablar porque la gente está generalmente más alerta. Sin embargo, a medida que se acerca la hora del almuerzo, la gente comienza a sentir hambre y pierde la concentración. Esto es particularmente cierto si el evento no ha incluido una pausa para el café.
Por la tarde:
Después del almuerzo, la gente a menudo se siente somnolienta y letárgica. Si se le da un espacio inmediatamente después del almuerzo, es una buena idea hacer que su público participe. Una discusión o hacer que su público se mueva funcionará mucho mejor que simplemente presentar muchas diapositivas. Un rotafolio también puede ser una herramienta más útil que un ordenador portátil y un proyector, especialmente si significa que puedes abrir las persianas y utilizar la luz natural.
Hacia el final de la tarde, la gente vuelve a perder la concentración cuando empieza a preocuparse por llegar a casa, el tráfico o recoger a los niños de la escuela.
Por la noche o el fin de semana:
Fuera de las horas de oficina regulares, es más probable que la gente esté presente porque quiere estarlo que porque tiene que estar allí. Hay más posibilidades de que el público preste atención por la noche. Sin embargo, si la presentación se prolonga demasiado tiempo, la gente puede tener que irse antes de que haya terminado. La gente también será menos tolerante con una mala presentación porque estás en su tiempo, no en el de su empleador.
Duración de la charla
Averigua siempre cuánto tiempo tienes para hablar y comprueba si esto incluye o excluye el tiempo para las preguntas.
Averigua si hay otros oradores y, si es así, dónde se te coloca en el orden de marcha. Nunca elija ir en último lugar. Tenga cuidado con el exceso de velocidad, ya que podría ser desastroso si hay otros altavoces siguiéndole.
Es importante recordar que a las personas les resulta difícil mantener la concentración durante largos períodos de tiempo. Esta es una buena razón para hacer una presentación sucinta, bien estructurada e interesante. Apunte a 45 minutos como máximo como una presentación de una sola sesión, y preferiblemente deje al menos 10 o 15 minutos para preguntas. A nadie le importa terminar una sesión antes de tiempo.
Proporcionar información por adelantado
Siempre compruebe la información que debe proporcionar con antelación.
A los organizadores de grandes eventos y conferencias a menudo les gusta tener todas las presentaciones de PowerPoint varios días antes del evento. Esto les da tiempo para cargar todas las presentaciones, y asegurarse de que están debidamente marcadas para el evento.
Algunos eventos también necesitan las biografías de los oradores con antelación, para poner en la literatura de la conferencia. Cuando te pidan que hagas la presentación, asegúrate de preguntar qué es lo que se necesita para cuando… y luego dámelo.
No será popular si se presenta el día y anuncia que ha reescrito completamente su presentación en el tren. Es muy posible que los organizadores ni siquiera puedan acomodarse a ello, por ejemplo si el material audiovisual es suministrado por una empresa independiente o por el lugar de reunión.
Y finalmente…
El hecho de que se les pida que hagan una presentación es un honor, no una tarea.
Usted está representando a su organización o a usted mismo, si es autónomo. Tampoco está allí por derecho, sino por invitación. Por lo tanto, es importante que dedique tiempo y esfuerzo a asegurar que usted cumpla con lo que su público quiere. De esta manera, puede ser invitado a volver en otro momento.
Continúa:
Organizar el material de presentación
Ver también:
¿Puede la ciencia de la presentación mejorar su presentación?
Preparación de las presentaciones orales
Gestionar el evento de presentación
Lidiar con los nervios de la presentación