Ver también: Gráficos y tablas
¿Cuándo y cómo se deben utilizar los datos en una presentación?
La respuesta es que debes usar cifras y números siempre que den la mejor evidencia para respaldar tu argumento, o para contar tu historia. Pero cómo presentar esos datos es más difícil.
A muchas personas no les interesan las tablas de números, y pueden tener dificultades para entender los gráficos. ¿Cómo puedes ayudarles a recorrer los datos?
Esta página está diseñada para ayudarte a responder a esa pregunta estableciendo algunas reglas simples para presentar los datos.
Recuerde que está contando a su público una historia
Todas las presentaciones son básicamente oportunidades para contar historias.
Los seres humanos han estado conectados, a lo largo de millones de años de evolución, para disfrutar y responder a las historias. Es mejor trabajar con ella, no luchar contra ella, porque si le cuentas una historia a tu público, es probable que escuchen mucho más atentamente, y también se muevan hacia una conclusión lógica: la perspicacia a la que intentas conducirlos.
Una vez que entiendes esto, la cuestión de usar los datos cae en su lugar: es proporcionar evidencia de cómo se desarrolla tu historia.
Usar los datos para contar la historia
No estás presentando datos como tales, estás usando datos para ayudarte a contar tu historia de una manera más significativa.
Esto significa que siempre que se le pida que presente datos, debería preguntarse:
y luego
Una imagen vale más que mil palabras
El 90% de la información enviada al cerebro es visual y más del 90% de toda la comunicación humana es visual. El procesamiento de texto requiere que nuestros cerebros trabajen mucho más que cuando procesan imágenes. De hecho, el cerebro puede procesar información pictórica 60.000 veces más rápido que la información escrita.
Hay una considerable verdad en el dicho «una imagen dice mil palabras». Puede que no sea literalmente mil, pero a menudo es mucho más fácil usar una imagen que describir información numérica en palabras.
Los datos en sí pueden ser de vital importancia, pero sin una presentación visual de esos datos, su impacto (y por lo tanto su mensaje) puede perderse.
Hay muchas personas en el mundo que no encuentran fácil entender los números.
También hay mucha gente que simplemente se apagará si les muestras las cifras en una tabla. Pero si presentas los datos en un gráfico o en una gráfica circular, haces una representación pictórica de los datos. Hace que los números sean mucho más fáciles de entender. Las tendencias y las proporciones se vuelven más obvias.
Considere este conjunto de datos:
Ventas 1er Tr. 7.52 Tr. 3.13 Tr. 1.54 Tr. 1.1 Incluso
para los altamente numerados, el punto inmediato es sólo que hay muchas más ventas en el primer trimestre. Tendrías que hacer algunas sumas y divisiones para calcular las relaciones entre los cuatro números. También requiere mucha más concentración para leer y absorber la información en este formato.
Ahora consideren los mismos datos en un gráfico circular:
Es inmediata y brillantemente obvio, incluso para aquellos que luchan con los números, que más de la mitad de todas las ventas fueron en el primer trimestre, y que más del 75% fueron en los dos primeros trimestres.
Lo que es más, nadie va a tener que esforzarse desde el fondo de la sala para leer sus cifras. Realmente se puede ver mucho más desde una imagen.
Pero, y esto es importante, asegúrate de que el gráfico sea bueno.
Compruebe que su gráfico o tabla es visualmente atractivo, que todas las etiquetas son claras, y que ha utilizado un tipo de gráfico o tabla apropiado. La elaboración deficiente de un gráfico siempre es evidente y puede dar lugar a confusión. Su mensaje también tendrá mucho más impacto si elige el tipo de gráfico o tabla adecuado.
¡Mantenlo simple, estúpido!
Cuando se es bueno en estadística, es muy tentador hacer un análisis realmente genial. Y una vez que lo has hecho, realmente quieres mostrar a todo el mundo lo inteligente que eres, y cuánto trabajo has hecho.
Pero, ¿realmente ayuda a aclarar su punto?
¿No?
Entonces no lo presentes.
En los casos (relativamente raros) en los que realmente se necesita un análisis realmente vertiginoso, es necesario preguntarse si todo el mundo lo entenderá. Y, en estos días de presentaciones publicadas en Internet, ¿lo entenderá más tarde el lector casual de tus diapositivas?
Una vez más, si la respuesta es «probablemente no», entonces no la uses.
Déjalo fuera…
Si no puedes resumir tu análisis en una o dos frases breves y claras, entonces no lo incluyas.
También se deduce que si no es necesario incluir datos para hacer su punto, entonces puede ser mejor no hacerlo. Una diapositiva que puede ser malinterpretada o producir confusión es peor que ninguna diapositiva. Así que elimina todos los datos innecesarios y concéntrate en lo que realmente necesitas para contar tu historia.
Recuerda KISS: Mantenlo simple, estúpido.
Destacar las características principales para sacar las percepciones
No estamos sugiriendo que deberías «simplificar« tu presentación, pero no hay nada malo en resaltar las características clave, así como en recortar los datos innecesarios.
Suponga una vez más que está utilizando las cifras de ventas de los últimos cuatro trimestres. Quieres mostrar las cifras reales. ¿Por qué no usar una herramienta de resaltado para enfatizar que el primer trimestre es más de la mitad?
Con PowerPoint y otros programas de presentación, puedes hacer que cada círculo aparezca por separado, mientras haces tu punto de vista y discutes los puntos de vista.
Un poco de uso creativo de la tecnología puede ayudar a resaltar ciertas figuras, y una vez más, hacer la historia más clara.
Mensaje para llevar a casa
Paradójicamente, su presentación de cualquier dato debe estar diseñada para alejar la conversación de los datos y llevarla a la perspicacia y la acción que debe resultar de ella.
En otras palabras:
y
Si miras tu presentación, con datos y todo, y no está claro cómo pasarías de los datos a la comprensión y luego a la acción, probablemente sea una buena idea volver a mirarla.
Recuerda, es la historia lo que importa… y luego lo que sucede como resultado.
Continúa:
Escribiendo tu presentación
Trabajando con ayudas visuales
Ver también:
Lidiar con los nervios de presentación
Comunicaciones de crisis
Presentar a grandes grupos
Análisis estadístico simple