Ver también: Habilidades de comunicación interpersonal
La comunicación es simplemente el acto de transferir información de un lugar, persona o grupo a otro.
Toda comunicación implica (al menos) un remitente, un mensaje y un destinatario. Esto puede parecer simple, pero la comunicación es en realidad un tema muy complejo.
La transmisión del mensaje del remitente al destinatario puede verse afectada por una gran variedad de cosas. Estas incluyen nuestras emociones, la situación cultural, el medio utilizado para comunicarse, e incluso nuestra ubicación. La complejidad es la razón por la que las buenas habilidades de comunicación son consideradas tan deseables por los empleadores de todo el mundo: la comunicación precisa, efectiva e inequívoca es en realidad extremadamente difícil.
Esta página explica más sobre lo que entendemos por «comunicación«.
Definición de la comunicación
comunicación, n. La impartición o el intercambio de información mediante el habla, la escritura o el uso de algún otro medio. …El éxito de la transmisión o el intercambio de ideas y sentimientos.
Diccionario de inglés de Oxford
Como esta definición deja claro, la comunicación es más que la simple transmisión de información. El término requiere un elemento de éxito para transmitir o impartir un mensaje, ya sea información, ideas o emociones.
Por lo tanto, una comunicación tiene tres partes: el emisor, el mensaje y el receptor.
El emisor «codifica» el mensaje, generalmente en una mezcla de palabras y comunicación no verbal. Se transmite de alguna manera (por ejemplo, de palabra o por escrito), y el receptor lo «descodifica».
Por supuesto, puede haber más de un destinatario, y la complejidad de la comunicación significa que cada uno puede recibir un mensaje ligeramente diferente. Dos personas pueden leer cosas muy diferentes en la elección de las palabras y/o el lenguaje corporal. También es posible que ninguno de ellos tenga la misma comprensión que el remitente.
En la comunicación cara a cara, los roles del emisor y del receptor no son distintos. Los dos papeles pasarán de un lado a otro entre dos personas que hablen. Ambas partes se comunican entre sí, aunque sea de maneras muy sutiles, como a través del contacto visual (o la falta de él) y el lenguaje corporal general. En la comunicación escrita, sin embargo, el emisor y el receptor son más distintos.
Categorías de comunicación
Hay una amplia gama de formas de comunicación y más de una puede estar ocurriendo en un momento dado.
Las diferentes categorías de comunicación incluyen:
- La comunicación oral o verbal, que incluye la comunicación cara a cara, por teléfono, radio o televisión y otros medios.
- Comunicación no verbal, que abarca el lenguaje corporal, los gestos, la forma en que nos vestimos o actuamos, dónde estamos parados e incluso nuestro olor. Hay muchas maneras sutiles de comunicarnos (quizás incluso sin intención) con los demás. Por ejemplo, el tono de voz puede dar pistas sobre el estado de ánimo o emocional, mientras que las señales con la mano o los gestos pueden contribuir a un mensaje hablado.
- Comunicación escrita: que incluye cartas, correos electrónicos, medios sociales, libros, revistas, Internet y otros medios. Hasta hace poco, un número relativamente pequeño de escritores y editores eran muy poderosos en lo que respecta a la comunicación de la palabra escrita. Hoy en día, todos podemos escribir y publicar nuestras ideas en línea, lo que ha dado lugar a una explosión de posibilidades de información y comunicación.
- Visualizaciones: gráficos y tablas, mapas, logotipos y otras visualizaciones pueden comunicar mensajes.
El resultado o el objetivo deseado de cualquier proceso de comunicación es el entendimiento mutuo.
El proceso de comunicación interpersonal no puede ser considerado como un fenómeno que simplemente «ocurre». Por el contrario, debe verse como un proceso que implica a participantes que negocian sus papeles entre sí, ya sea consciente o inconscientemente.
El remitente envía un mensaje o comunicación a través de un canal de comunicación a uno o más destinatarios.
El remitente debe codificar el mensaje (la información que se transmite) en una forma que sea apropiada para el canal de comunicación, y el destinatario decodifica luego el mensaje para comprender su significado y trascendencia.
Los malentendidos pueden ocurrir en cualquier etapa del proceso de comunicación.
La comunicación efectiva implica minimizar los posibles malentendidos y superar cualquier barrera a la comunicación en cada etapa del proceso de comunicación.
Un comunicador efectivo entiende a su público, elige un canal de comunicación apropiado, perfecciona su mensaje para este canal en particular y codifica el mensaje de manera efectiva para reducir los malentendidos de los receptores.
También buscará la retroalimentación de los destinatarios para asegurarse de que el mensaje sea comprendido e intentará corregir cualquier malentendido o confusión lo antes posible.
Los receptores pueden utilizar técnicas como la Aclaración y la Reflexión como formas eficaces de asegurar que el mensaje enviado se ha comprendido correctamente.
El proceso de comunicación
El emisor envía un mensaje o comunicación a través de un canal de comunicación a un receptor, o a varios receptores.
El emisor debe codificar el mensaje (la información que se transmite) en una forma que sea apropiada para el canal de comunicación, y el receptor o receptores decodifican luego el mensaje para comprender su significado y trascendencia.
Los malentendidos pueden producirse en cualquier etapa del proceso de comunicación.
La comunicación efectiva implica minimizar los posibles malentendidos y superar cualquier barrera a la comunicación en cada etapa del proceso de comunicación.
Un comunicador efectivo entiende a su audiencia, elige un canal de comunicación apropiado, transmite su mensaje a este canal y lo codifica para reducir los malentendidos de los receptores.
También buscará la retroalimentación de los receptores sobre cómo se entiende el mensaje e intentará corregir cualquier malentendido o confusión lo antes posible.
Los receptores pueden utilizar técnicas como la Aclaración y la Reflexión como formas efectivas de asegurar que el mensaje enviado ha sido entendido correctamente.
Canales de comunicación
Canales de comunicación es el término que se da a la forma en que nos comunicamos. Por lo tanto, es el método utilizado para transmitir nuestro mensaje a un destinatario, o para recibir un mensaje de otra persona.
Hoy en día, disponemos de múltiples canales de comunicación. Entre ellos figuran las conversaciones cara a cara, las llamadas telefónicas, los mensajes de texto, el correo electrónico, Internet (incluidos los medios sociales como Facebook y Twitter), la radio y la televisión, las cartas escritas, los folletos y los informes.
La elección de un canal de comunicación apropiado es vital para una comunicación eficaz. Cada canal de comunicación tiene diferentes fortalezas y debilidades.
Por ejemplo, la difusión de noticias sobre un acontecimiento próximo mediante una carta escrita podría transmitir el mensaje con claridad a una o dos personas. Sin embargo, no será una manera oportuna ni rentable de transmitir el mensaje a un gran número de personas. Por otra parte, la transmisión de información técnica compleja es más fácil mediante un documento impreso que mediante un mensaje hablado. Los destinatarios pueden asimilar la información a su propio ritmo y volver a examinar cualquier cosa que no comprendan plenamente.
La comunicación escrita también es útil como una forma de registrar lo que se ha dicho, por ejemplo, tomando actas en una reunión.
Codificación de mensajes
Todos los mensajes deben ser codificados en una forma que pueda ser transmitida por el canal de comunicación elegido para el mensaje.
Todos hacemos esto todos los días cuando transferimos pensamientos abstractos a palabras habladas o a una forma escrita. Sin embargo, otros canales de comunicación requieren diferentes formas de codificación.g. El texto escrito para un informe no funcionará bien si se difunde a través de un programa de radio, y el texto breve y abreviado utilizado en los mensajes de texto sería inapropiado en una carta o en un discurso.
Los datos complejos se pueden comunicar mejor usando un gráfico, una tabla u otro tipo de visualización.
Los comunicadores eficaces codifican sus mensajes de manera que se ajusten tanto al canal como al público destinatario. Utilizan un lenguaje apropiado, transmitiendo la información de manera simple y clara. También anticipan y eliminan las posibles causas de confusión y malentendidos. Por lo general, son conscientes de la experiencia de los destinatarios en la descodificación de comunicaciones similares.
La codificación exitosa de los mensajes para la audiencia y el canal es una habilidad vital en la comunicación efectiva.
Decodificación de mensajes
Una vez recibido, el receptor necesita decodificar el mensaje. La decodificación exitosa es también una habilidad de comunicación vital.
La gente decodificará y entenderá los mensajes de diferentes maneras.
Esto dependerá de su experiencia y comprensión del contexto del mensaje, de lo bien que conozcan al remitente, de su estado psicológico y de cómo se sientan, y de la hora y el lugar de recepción. También pueden verse afectados por las barreras a la comunicación que puedan existir.
Por lo tanto, hay una amplia gama de factores que afectarán a la descodificación y la comprensión.
Los comunicadores de éxito comprenden cómo se descodificará el mensaje, y anticipan y eliminan el mayor número posible de las posibles fuentes de malentendidos.
Retroalimentación
La parte final de una comunicación es la retroalimentación: el receptor hace saber al remitente que ha recibido y comprendido el mensaje.
Es probable que los destinatarios de los mensajes proporcionen información sobre la forma en que han entendido los mensajes mediante reacciones tanto verbales como no verbales. Los comunicadores eficaces prestan mucha atención a esta retroalimentación, ya que es la única forma de evaluar si el mensaje se ha entendido como se pretendía, y permite corregir cualquier confusión.
Tenga en cuenta que el alcance y la forma de la retroalimentación variará según el canal de comunicación. La retroalimentación durante una conversación cara a cara o telefónica será inmediata y directa, mientras que la retroalimentación a los mensajes transmitidos por televisión o radio será indirecta y podrá retrasarse, o incluso transmitirse por otros medios como Internet.
Los comunicadores eficaces prestan mucha atención a esta retroalimentación, ya que es la única manera de evaluar si el mensaje se ha entendido como se pretendía, y permite corregir cualquier confusión.
Siempre se puede preguntar!
Es posible que no esté seguro de que un mensaje se haya recibido y descodificado correctamente, especialmente si no recibe mucha retroalimentación del destinatario. Si es así, siempre puede preguntar.
Una pregunta rápida es un buen comienzo, por ejemplo:
«¿Está bien? » o «¿Está claro? ”
Si se desea una retroalimentación más detallada o para comprobar que el receptor ha comprendido realmente, se puede decir algo como:
«Así que, repasemos eso una vez más. Creo que yo voy a hacer x, y tú vas a hacer y. ¿Es eso lo que entiendes también? ”
Tengan en cuenta que el grado y la forma de la retroalimentación variará según el canal de comunicación. La retroalimentación durante una conversación cara a cara o telefónica será inmediata y directa, mientras que la retroalimentación a los mensajes transmitidos por televisión o radio será indirecta y podrá retrasarse, o incluso transmitirse por otros medios como la Internet.
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La comprensión es el primer paso para mejorar
Entender más sobre la comunicación y cómo funciona es el primer paso para mejorar tus habilidades de comunicación. Una buena comprensión del proceso, y de cómo funciona, te ayudará a asegurarte de que seas mejor en la codificación y decodificación de los mensajes.
Continúa:
Principios de la comunicación
Habilidades de comunicación interpersonal
Ver también:
Destrezas de comunicación intercultural
Hablar con eficacia | Mejorar la comunicación