Ver también: Cómo escribir un ensayoAlgunas
tareas académicas piden un «informe», en lugar de un ensayo, y los estudiantes a menudo se confunden sobre lo que eso significa realmente.
De la misma manera, en el mundo de los negocios, ante la solicitud de un «informe» a un gerente superior, muchas personas luchan por saber qué escribir.
A menudo surge la confusión sobre el estilo de escritura, qué incluir, el lenguaje a utilizar, la longitud del documento y otros factores.
Esta página tiene como objetivo desenredar algunos de estos elementos, y proporcionarle algunos consejos diseñados para ayudarle a escribir un buen informe.
¿Qué es un informe?
En el mundo académico hay cierta superposición entre los informes y los ensayos, y a veces las dos palabras se utilizan indistintamente, pero es más probable que los informes se necesiten para temas comerciales, científicos y técnicos, y en el lugar de trabajo.
Esencialmente, un informe es un documento corto, agudo y conciso que se escribe para un propósito y audiencia particulares. Por lo general, en él se expone y analiza una situación o un problema, y a menudo se formulan recomendaciones para la adopción de medidas futuras. Es un documento fáctico, y debe ser claro y bien estructurado.
Los requisitos para la forma y el contenido precisos de un informe variarán según la organización y los departamentos y en el estudio entre los cursos, de tutor a tutor, así como entre las asignaturas, por lo que vale la pena averiguar si existen directrices específicas antes de empezar.
Los informes pueden contener algunos o todos los elementos siguientes:
- Una descripción de una secuencia de eventos o una situación;
- Alguna interpretación de la importancia de estos eventos o situación, ya sea sólo su propio análisis o informada por las opiniones de otros, siempre cuidadosamente referenciada por supuesto (ver nuestra página de Referencia Académica para más información);
- Una evaluación de los hechos o los resultados de su investigación;
- Discusión de los probables resultados de futuros cursos de acción;
- Sus recomendaciones en cuanto a un curso de acción; y
- Conclusiones.
No todos estos elementos serán esenciales en cada informe.
Si estás escribiendo un informe en el lugar de trabajo, comprueba si hay alguna pauta o estructura estándar que necesites usar.
Por ejemplo, en el Reino Unido, muchos departamentos gubernamentales tienen estructuras generales para los informes a los ministros que deben seguirse exactamente.
Secciones y numeración
Un informe está diseñado para guiar a las personas a través de la información de una manera estructurada, pero también para permitirles encontrar la información que desean de manera rápida y fácil.
Por lo tanto, los informes suelen tener secciones y subsecciones numeradas y una página de contenido claro y completo en la que se enumera cada encabezamiento. De ello se desprende que la numeración de las páginas es importante.
Los procesadores de texto modernos tienen características para agregar tablas de contenido (ToC) y números de página, así como encabezados estilizados; debe aprovecharlas ya que se actualizan automáticamente al editar su informe, moviendo, agregando o eliminando secciones.
Redacción de informes
Para empezar: preparación y planificación previas
La estructura de un informe es muy importante para conducir al lector a través de su pensamiento a un curso de acción y/o decisión. Vale la pena tomarse un poco de tiempo para planearlo de antemano.
Paso 1: Conozca su informe
Por lo general, recibirá un informe claro, que incluirá lo que está estudiando y para quién debe prepararse el informe.
En primer lugar, considera tu informe con mucho cuidado y asegúrate de que tienes claro para quién es el informe (si eres estudiante, entonces no sólo para tu tutor, sino para quién se supone que está escrito), y por qué lo estás escribiendo, así como lo que quieres que el lector haga al final de la lectura: tomar una decisión o acordar una recomendación, tal vez.
Paso 2: Tenga en cuenta su resumen en todo momento
Durante la planificación y la escritura, asegúrese de tener en cuenta su resumen: ¿para quién escribe y por qué escribe?
Todo tu pensamiento debe estar enfocado en eso, lo que puede requerir que seas despiadado en tu lectura y pensamiento.
Cualquier cosa irrelevante debe ser descartada.
A medida que leas e investigues, intenta organizar tu trabajo en secciones por tema, un poco como si estuvieras escribiendo una Reseña de Literatura.
Asegúrate de que llevas un registro de tus referencias, especialmente para el trabajo académico. Aunque las referencias son quizás menos importantes en el lugar de trabajo, también es importante que puedas corroborar cualquier afirmación que hagas, por lo que es útil llevar un registro de tus fuentes de información.
La estructura de un informe
Al igual que el contenido preciso, los requisitos de estructura varían, así que compruebe lo que se establece en cualquier orientación.
Sin embargo, como guía general, debe preverse la inclusión, como mínimo, de un resumen ejecutivo, una introducción, el cuerpo principal de su informe y una sección que contenga sus conclusiones y posibles recomendaciones.
Resumen ejecutivo
El resumen ejecutivo o abstracto, en el caso de un informe científico, es un breve resumen del contenido. Vale la pena escribir este último, cuando se conocen los puntos clave a extraer. No debe ser más de media página a una página de longitud.
Recuerde que el resumen ejecutivo está diseñado para dar a los ocupados «ejecutivos» un rápido resumen del contenido del informe.
Introducción
En la introducción se expone lo que se piensa decir y se ofrece un breve resumen del problema que se está discutiendo. También debe tocar brevemente sus conclusiones.
Cuerpo principal del informe
El cuerpo principal del informe debe estructurarse cuidadosamente de manera que guíe al lector a través del tema.
Debe dividirse en secciones utilizando subtítulos numerados relativos a los temas o áreas a considerar. Para cada tema, debe tratar de exponer de forma clara y concisa el principal asunto en discusión y las áreas de dificultad o desacuerdo. También puede incluir resultados experimentales. Toda la información que presente deberá estar relacionada con el tema breve y preciso que se esté debatiendo.
Si no es relevante, déjelo fuera.
Conclusiones y recomendaciones
La conclusión establece qué inferencias sacas de la información, incluyendo cualquier resultado experimental. Puede incluir recomendaciones, o éstas pueden ser incluidas en una sección separada.
Las recomendaciones sugieren cómo crees que se podría mejorar la situación, y deben ser específicas, alcanzables y mensurables. Si sus recomendaciones tienen consecuencias financieras, debe exponerlas claramente, con costos estimados si es posible.
Unas palabras sobre el estilo de escritura
Al escribir un informe, su objetivo debe ser ser absolutamente claro. Sobre todo, debe ser fácil de leer y entender, incluso para alguien con poco conocimiento del tema.
Por lo tanto, se debe aspirar a un texto claro y preciso, usando un inglés sencillo, y palabras más cortas en lugar de largas, con frases cortas.
También debe evitar la jerga. Si tienes que usar un lenguaje especializado, debes explicar cada palabra como la usas. Si te das cuenta de que has tenido que explicar más de unas cinco palabras, es probable que estés usando demasiada jerga, y necesites reemplazar parte de ella con palabras más sencillas.
Considere su público. Si el informe está diseñado para ser escrito para una persona en particular, compruebe si debe escribirlo para «usted» o tal vez en tercera persona para un papel de trabajo: «El Jefe Ejecutivo puede considerar…», o «Se recomienda que el ministro esté de acuerdo…», por ejemplo.
Una última advertencia
Como con cualquier tarea académica o escrito formal, su trabajo se beneficiará de ser leído de nuevo y editado sin piedad para el sentido y el estilo.
Preste especial atención a si toda la información que ha incluido es relevante. También recuerde revisar los tiempos, la persona en la que ha escrito, la gramática y la ortografía. También vale la pena comprobar por última vez los requisitos de estructura.
Para una tarea académica, asegúrese de que ha hecho referencia completa y correctamente. Como siempre, compruebe que no ha plagiado o copiado nada inadvertida o deliberadamente sin reconocerlo.
Finalmente, pregúntese:
«¿Mi informe cumple su propósito?»
Sólo si la respuesta es un rotundo «sí» deberías enviarlo a su destinatario.
Continúa:
Cómo escribir un caso de negocios
Planeando un ensayo
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Consejos para la escritura de negocios | Habilidades de estudio
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